Geçmişte (muhtemelen 90’lı yıllardan birinde) yayıncının önerisi ile bir zaman yönetimi kitabı çevirmiştim. Bir kitabın en iyi okuyucularından birisi onu çeviren kişidir. Çünkü kitaba ve emeğine önem veren çevirmen; eseri içerik, cümle ve sözcük bazında tam olarak anlamaya çalışan kişidir. Dikkatle çevirisini yapmaya çalıştığım zaman yönetimi kitabı bana bu alanda ne çok eksiğim olduğunu göstermişti. Öyle ki; kitaba çevirenin önsözü yerine geçecek biçimde “Vay canına! Meğer bu kitapta anlatılan tüm hatalı davranışların hepsi bende varmış” yazmıştım. Özetle; neredeyse hepimiz fark etmediğimiz hataları, eksiklikleri veya zayıflıkları yaşıyoruz. Bunları görüp hatırladığımızda değiştirme ve iyileştirme imkânı doğuyor.
Elektronik teknolojisinin büyük bir ilerleme ve genişleme yaptığı ilk yıllarda cep telefonu, kamera vb. cihazların paketi içinde, kurulum ve kullanımını açıklayan en az bir parmak kalınlığında el kılavuzu bulunurdu. Şimdi bu kılavuzlar ya CD/DVD üzerinde veriliyor ya da İnternetten indirmemiz gerekiyor. Ama her durumda okunması gereken 100 sayfanın üzerinde bir dokümanla karşı karşıya kalıyoruz. Böylesi kapsamlı bir doküman okumaya ‘meraklı’ olmayan kişiler için asla cezbedici değil. Diğer yandan haklı veya haksız bulabileceğimiz, ama farklı nedenlerle yoğun bir tempoda yaşayan kişiler de böyle kapsamlı bir kılavuzu okuma girişiminde bulunmuyorlar.
Bilgi Çağı’ndayız. Bizi çepeçevre saran enformasyonun miktarı, çeşitliliği ile artış hızı ve ivmesi eski zamanların çok ötesine geçti. Geçmişin başlıca gelişim tekniği olan uzun ve kapsamlı okumaların yerini görselliğe ve uygulamaya dayalı yeni yaklaşımlar alıyor. Sanallık konusundaki gelişmeler, daha hızlı bir şekilde öğrenme sürecine destek olmayı hedefliyor. Ama her durumda hızlı ve kısa şekilde de olsa okuma, geleneksel bir öğrenme yolu olarak önemini ve değerini koruyor.
Verimlilik
Basit olarak verimlilik, bir iş yapmanın sonucunda elde ettiğimiz çıktı miktarı ile bu iş için harcadığımız kaynağın oranı demektir. Bir başka deyişle bir hedef olarak verimlilik, daha az ile daha çok üretmek anlamına gelir. Bu nedenle; verimlilik üzerine kişisel gelişim önerileri yapmak istediğimizde, bu özel konunun bir içsel gereği olarak hem içerik hem de sunum biçimi olarak ‘verimli’ olmayı hedeflemek zorundayız.
Verimlilik tanımı içinde zamanın özel bir önemi var. Duygusal ve düşünsel olarak zaman olgusunu çok farklı biçimlerde algılasak bile (en azından şimdilik) bir değişmez gerçek var. Zamanı depolamak, geri veya ileri almak, geri kazanmak, uzatmak veya kısaltmak mümkün değil. Zamanı o an yaşamak zorundayız. Geçtiğinde ‘geçmiş’ oluyor. Bu nedenle kişisel verimlilik söz konusu olduğunda yaşamın her unsuru açısından zamanı verimli kullanmak önemli bir uzun erimli hedef haline dönüşüyor.
Son dönemlerin popüler olan (yalınlık, sadelik, korumacılık, yaşlanmaya direnme vb. gibi) eğilimlerine baktığımızda, bunların tümünün öz olarak verimlilik (özellikle zaman verimliliği) üzerine kurgulanmış olduğunu görürüz. Geçmişte dünyanın ve insanın kaynaklarını kayıtsızca ve denetimsiz biçimde kullanma eğilimlerinin yerini gelecek zaman konusunda daha özenli olan yaklaşımlar almaya başladı. Buna karşılık her konuda olduğu gibi (kimileri kötü veya art niyetli olabilen) farklı çıkar odaklarının verimlilik arayışları aynı zamanda yeni bir çatışma alanı da yaratıyor. Ama gerçekten bize ait olan nadir şeylerden birisi kendi yaşamımızdır. Her şart altında daha verimli bir yaşam sürmek, varoluşumuzla ilgili doğal hedeflerden birisi olacaktır. Hiç kuşkusuz verimlilik, ‘basitlik’ veya ‘sıradanlaşma’ anlamına gelmiyor. Sonuçta hak ettiğimiz daha iyi bir yaşamı arıyoruz.
Aynı Andan Birden Fazla İş Yapmak
Verimliliği artırmanın ön şartlarından birisi, kişiyi verimsiz kılan nedenleri bilmek, dolayısıyla bunlardan kurtulmaktır. Bu nedenler çoğu zaman yaşamla ve iş yapma biçimimizle ilgili ezberlerimizden (zihin haritamızdan) kaynaklanır. Zihinsel programlarımızı değiştirerek daha etkili ve verimli yaşama ve iş yapma nitelikleri kazanabiliriz. Ayrıca kişisel verimliliği artırmak, bu cümlelerin ima ettiğinden çok daha kolay tekniklerle başarılabilir.
Bazı iş yerlerinde herkesin birden fazla işi aynı anda yapmaya çalıştığı, kaos türünde koşuşturma günlük yaşantının bir parçası haline gelmiştir. Hatta bu şekilde çalışanlar, (“Biz böyle yoğun çalışırız” gibi) ‘mazoşist’ bir tavırla bunu bir övünç kaynağı ya da bir ekstra zekâ belirtisi olarak ifade ederler. Ama ne yazık ki, iş verimliliği konusunda yapılan araştırmalar birden fazla işin aynı anda yapılmaya çalışıldığı durumların hiç de övünç vesilesi yapılmaması gerektiğini ortaya koyuyor. Her seferinde tek bir işin yapıldığı örneklerde verimlilik oranı çok daha yüksek bulunmaktadır.
Bir psikiyatr, 2005 yılında İngiltere’nin Londra kentinde King’s College isimli kamusal araştırma üniversitesinde öğrencilerin katılımıyla bir deney gerçekleştirdi. Herhangi bir kurala veya özelliğe bağlı olmaksızın seçilmek suretiyle oluşturulan ve üç gruba ayrılmış öğrencilerden bir zekâ testini cevaplamaları istendi. Birinci gruptaki öğrenciler olağan halleriyle testi cevapladılar. İkinci gruptakilerin ise test sırasında e-posta ve cep telefonu çağrılarıyla ‘taciz edilmeleri’ sağlandı. Bu gruptaki denekler test sırasında aynı zamanda e-postalarına göz atmak ve telefonla ilgilenmek zorunda kaldılar. Üçüncü gruptakiler ise marihuana isimli uyuşturucu kullanımı ardından teste katılmışlardı. Birinci grup diğer ikisine oranla 10 puan kadar daha iyi sonuç elde etti ki bu beklenen bir durumdu. İlginç olan ise e-posta ve telefon çağrısı ile rahatsız edilen grubun uyuşturucu kullanan gruba oranla ortalama 6 puan daha düşük almasıydı. Testi cevaplamaya çalışmak yanında eşzamanlı olarak e-posta ve telefon ile ilgilenmek zorunda kalan denekler en başarısız sonuçları elde etmişlerdi. Bu ilginç deneyin sonucu, uzmanlar tarafından aynı anda birden fazla işle ilgilenmek zorunda olmanın kişisel verimliliği düşürdüğü şeklinde yorumlandı.
İnternetin ve akıllı telefonların zamanımızı çok daha fazla işgal ettiği günümüzde bu durumun gerçekliğini kendi ‘sanal yaşamımıza’ dönerek daha fazla gözleyebiliriz. Bir sosyalleşme aracı olarak gördüğümüz sosyal medya ya da haberleşme araçları olarak kullandığımız e-posta ve telefon gibi cihazlar veya yeni eğlenme oyuncaklarımız olan bilgisayar oyunları günlük yaşam ve iş verimliliğimizde ciddi düşüşlere neden oluyor. Bu durum, üzerinde ciddi şekilde düşünmemiz gereken bir tehlikeye işaret etmektedir. Bugün İnternet ve sosyal medyaya bireylerin kendi içeriklerini üretip geliştirmeleri üzerinden övgüler yazılıyor. Şimdi artık bu platform ve araçların gerçekten bir ‘üretim faktörü’ mü yoksa benlik tüketiminin yeni araçları mı olduğunu sorgulamamız gerekiyor.
Ne Yapmalıyız?
Geçmişte telgraf, sabit telefon, teleks makinesi, telsiz veya faks cihazı türünde servisler iletişim ihtiyacını karşılıyordu. Günümüzde bu amaçla yeni kolaylıklar ve hız sağlayan akıllı telefonları ve İnternet ortamını yaygın olarak kullanıyoruz. Hızlanan ve genişleyen bir dünyada geçmişin araçları ile yaşamak mümkün değil. Ama bir yandan da verimlilik kriterini gözden kaçırmamak zorundayız. Yukarıda özetlediğim çerçeve, kişisel veya kurumsal kaynaklarımızı daha verimli kullanmak için her seferinde tek bir işe odaklanmanın daha iyi sonuç vereceği konusunda ipuçları sunuyor.
Önemli bir çalışma yapıyorsanız, bu işe ayırdığınız süre içinde cep telefonunuzu kapatın; çok kısa aralıklarla e-posta hesabınıza ya da ilgilendiğiniz İnternet sayfasına bakmaktan vazgeçin. Özetle; ya yoğun çalışma halinde olun ya da tam dinlenme haline geçin. Gri bölge diyebileceğimiz yarı-çalışma, yarı-eğlence durumunda kalmak verimsizliği artırıyor, başarılı sonuç almayı olumsuz yönde etkiliyor. Tek işe yoğunlaşmanızı engelleyen durumlara karşı kurallar (örneğin zaman planlaması) geliştirerek başlayabilirsiniz.
Verimli Çalışmak, Etkili Dinlenmek
Resmi eğitim sisteminin kendi gelişim süreci bulduğu ölçütlerden birisi ders süresinin 40 dakika olması ve ardından 10-15 dakika kadar ara verilmesidir. Benzer biçimde; her kişi kendi yapısı ve alışkanlıklarına bağlı olarak 60 ile 90 dakikalık çalışma süresini etkili ve verimli olarak kullanabilir. 60-90 olarak alt-üst sınırları belirlenmiş ortalama süre iyi bir çalışma için uygundur. 60 dakika bir işe yoğunlaşmak, etkili zihinsel faaliyet ve dikkat oluşturmak için yeterlidir. Diğer yandan yaklaşık üst sınır olan 90 dakika ise zihinsel tükenmeden önceki üst sınırı ifade eder. Hiç kuşkusuz; bu verdiğim sayısal değerler, bilimsel olarak üzerinde çalışılmış olsa da bir ortalamayı ifade eder. Her kişi verimli olacağı çalışma aralığını alışkanlıklarını, zihinsel ve bedensel tepkilerini gözleyerek, denemeler yaparak kendisi belirlemelidir.
Çoğu kişi çalışmasının verimsizleşmeye başladığı konusunda bedensel veya zihinsel işaretler alacaktır. En azından okul yaşadığı ders deneyimi ya da iş nedeniyle aldığı eğitimler ona verimli çalışma süresi için ipuçları vermiş olabilir. Buna karşılık yoğun tempoda yaşayan kişilerin çalışma konusunda gösterdikleri başarıyı dinlenmede sağlayamadıkları gözlenir. Çoğu kişisel örnekte bir çalışmaya ara verilmesi, bir başka işle uğraşılması şeklinde yorumlanır ve uygulanır. Hâlbuki verilen 5-10 dakikalık aranın gerçekten dinlenme, zihinsel ve bedensel yenilenme amaçlı olarak kullanılması gerekir.
Dinlenme süresinin bir başka işle doldurulması, bu işin verimsiz veya yarı üretken olması sonucu doğurur. Dinlenmeye ayrılan zamanın örneğin kısa açık havada kısa bir yürüyüş ya da kısa bir şekerleme (yarı uyku) hali ile geçirilmesi beynin gerçek anlamda dinlenmesini sağlar. Amaç basit anlamda zihinsel ve bedensel faaliyetlerin rölanti durumuna geçmesidir. İnsan eylemlerinin odağında yer alan beynin güç ve enerji kullanımı açısından bir başka organdan farkı yoktur. Beyin de yorulur. Ona dinlenmesi için sağlanan zaman, çalışmaya geri dönüldüğünde çok daha etkili ve verimli işleme imkânı sağlar.
Zamanı Tam Planlamak
Günlük iş yaşamında pek çok insan düzensiz bir şekilde çalışır. Önceden bir hazırlık yapmaksızın önüne gelen işi kotarmak biçiminde bir çalışma yürütür. Bir ‘boğulma’ noktasına geldiğinde ise planlama ihtiyacı duymaya başlar ya da düzensizliği sürdürmeye gayret etmenin olumsuz sonuçlarını yaşar. Diğer yandan aşırı düzenlilik ve planlılık disiplinli olduğunu düşünün kişilerin övünç vesilesidir. İşleri ve faaliyetleri konusunda ne denli planlı olduklarını başkalarına kanıtlamak bu tür kişiler için gururlanma kaynağıdır. Gerçekten günün her anını planlamak ve böyle yaşamaya çalışmak ‘iyi’ bir çözüm müdür?
Çok faktörlü, karmaşık bir ortamda yaşıyoruz. Sürekli değişim gösteren ekosistem karmaşa düzeyini sürekli artırıyor. Böyle bir yeni dünyada her şeyin planımıza uygun olarak gitmesini bekleyemeyiz. Gecikmeler, ertelemeler veya beklenmedik engeller planımızı olumsuz yönde etkileyecektir. Aşırı planlılık üzerine kurgulanmış duygusal ve düşünsel yapımız, bu tür beklenmedik gelişmelerden olumsuz etkilenir. Sonuçta verimsizliğin önemli nedenlerinden birisi olan gerginlik hali oluşur.
Planlama aynı zamanda olabilecek aksilikleri de dikkate almak demektir. Günü ya da bir faaliyeti dakik olarak planlamak, meydana gelecek engellerden dolayı tümüyle yararsız bir çaba haline dönüşebilir. Bazı işler daha hassas olarak planlanabilir; bazılarında ise etkileyen faktörlerin durumuna göre daha esnek olmak gerekir.
Hiç kuşkusuz; işleri planlamalı. Ama genelde olumsuzlukları dikkate alarak basit, ama esnek planlar yapmak her zaman için daha yüksek verimli ve getirili olur. Burada dikkat edilecek bir başka önemli nokta ise planlamanın bizim tarafımızdan yapılıyor olmasıdır. Aksi durumda başka faktör ve aktörlerin yarattığı düzensizlik ve karmaşa ortamında yaşamaya, çalışmaya mahkûm ediliriz. Bu da; bir iş yeri açısından verimliliğin kişisel bir konu olduğu kadar kurumsal kültür ile ilgili olduğuna (verimlilik esaslı bir kurumsal kültürün oluşturulma ihtiyacına) işaret eder.
Zaman ve Dikkat
Pazar yerinde sebze – meyve alırken birkaç kuruş için pazarlık edenlerimiz var. Bu ritüel özellikle doğu toplumlarının sosyal kültürlerinin bir parçasıdır. Bu tür insanları kişisel düzeyde zaman, enerji ve emek kullanımında aynı eli sıkılık içinde görmezsiniz. Günün önemli bir dilimi, önemli ve acil olmayan (hatta eğlence-dinlenme bile sayılamayacak) faaliyetler için harcanır. Para konusunda gösterilen ‘tutumluluk’, diğer insani kaynakların tüketiminde gösterilmez; çoğu zaman bunları değeri bile anlaşılmamıştır.
İş dünyasının çeşitliliği içinde gözlem yapma fırsatı yakalamış olanlar, pek çok başarılı girişimcinin para kazanma, bu kaynağı elde tutma ve paranın getirisini artırma konusundaki becerilerini kişisel zaman, enerji ve emek kullanımında gösteremediklerini gözlemiştir. İlgili ara kademe yöneticileri tarafından yapılabilecek sıradan işler için stratejik zamanlarını harcayan sanayici ve tüccar örnekleri hatırlıyorum. Sosyal hayatta ve iş yaşamında çoğu kişi, kendilerini mutlu ve verimli hissettirmeyecek pek çok ıvır zıvır işle uğraşarak değerli zaman ve emeklerini tüketirler.
Gerekli? Acil? Önemli?
Roman okumak gerekli, önemli ve acil bir uğraşı mıdır? Yoksa dünyadaki teknolojik gelişmeleri izlemek mi daha önemlidir? Tüm zamanımızı yeni pazar nişleri veya muhtemel müşteri profilleri arayarak mı geçirmeliyiz? Patron, iş yerindeki bir çalışanın doğum günü kutlamasına katılmalı mıdır? Buna benzer daha pek çok soru ya da zihnimizde çelişki yaratacak kurgu üretebiliriz. Öncelikle yapmamız gereken şey, çalışma ile eğlenme-dinlenme için ihtiyaç duyulacak zaman dilimlemesini gerçekleştirmek ve her dilime ait eylemi o süre içinde yerine getirmektir. Sözünü ettiğim her zaman dilimin bir misyonu vardır. Eğlenme-dinleme (genelde iş dışı faaliyetler) zamanı, zihinsel ve bedensel olarak yenilenmek kadar kendimizi sosyal ve kültürel açıdan geliştirmek anlamına da gelir. Çalışma zamanı içinde ise kendi pozisyon ve rolümüze uygun işleri daha etkili ve verimli yapmaya çalışırız. Önemli olan nokta, söz konusu eylem için tüketeceğimiz kaynağın ekonomik, sosyal ve kişisel açılardan uygunluğunu sağlamaktır. En önemlisi de bunu farkında olarak, bilerek, seçerek ve sonuçlarına razı olarak yapmaktır.
Çok sayıda kişinin yukarıda özetlediğim sosyal zaman ile çalışma zamanı arasındaki ayrımı doğru yapamadığını gözleriz. Harcadıkları zaman-enerji-emek kaynağı ne eğlenme ne de çalışma amaçlı tüketilir. Kendi kişisel kaynak tüketme (örneğin zaman kullanımı) tarzımız üzerine küçük bir araştırma ne denli gereksiz, yararsız ve getirisi olmayan işlerle uğraştığımızı ortaya koyar. Bu amaçla bir günümüzü nasıl harcadığımızı saat-dakika olarak not almak bile ‘acı gerçeği’ görmek için yeterli olacaktır.
Maddi Olmayan Kaynaklar
Cüzdanınızdaki ya da banka hesabınızdaki paranın harcamalar nedeniyle tükenmekte olduğunu izleyebilirsiniz. Denizin durgun ya da dalgalı, havanın açık ya da bulutlu olduğunu (durgundan dalgalıya, açıktan bulutluya değişimi) gözleyebilirsiniz. Zamanın geçişini ölçek için takvim-saat gibi araçlar kullanıyoruz. Diğer yandan zihinsel odaklanma ve dikkat gücümüz ile ilgili kolayca ölçüm yapabileceğimiz araçlar yok. Bu tür maddi olmayan kaynakları kolayca tüketiyoruz; ama bu kullanımın farkında olmuyoruz.
Zihinsel odaklanmanın ve dikkatin gerçek anlamda bir kaynak olduğunu gösteren şöyle bir örneği düşünebiliriz. Acil bir müşteri talebini işletmenizde üretmek amacıyla (hafta sonu çalışmayan) tedarikçinize gerekli hammaddelerin gönderilmesi için sipariş verdiniz. Gerekli malzemelerin yeni hafta başında işletmenizde olmasını beliyorsunuz. Cuma akşamı mesai bitişinde hafta sonu yapmak istediğiniz faaliyetlerin hayaliyle iş yerinden çıktınız. Eve gittiğinizde tedarikçiden bir e-posta geldiğini gördünüz; postada malzemelerin sağlanmasında sorun olabileceğine dair rahatsız edici bir hava var. Tedarikçinin iş yerinden hiç kimseye ulaşmak mümkün değil. Böyle bir durumda neşeli bir hafta sonu geçirebilir misiniz? Hafta sonu için planladığınız faaliyetlere dikkatle odaklanmak mümkün müdür? Yoksa iki gün boyunca hafta başında yaşanacak sorunlardan ürkerek bir odaklanma ve dikkat sorunu mu yaşayacaksınız? Hâlbuki hafta sonu için planlanan faaliyetleri gerçekleştirmek için yeterli zamanınız ve enerjiniz var; ama odaklanma ve dikkat sorununuz verimliliğinizin önüne geçiyor. İşte; odaklanma ve dikkat, verimlilik için böylesine önemlidir.
Odaklanma
Günlük ev, iş, okul yaşamı ile sosyal ilişkiler çerçevesinde çok farklı ve problemlerle karşılaşırız. Bu çeşitlilik sıklıkla ilgilendiğimiz konunun değişmesini gerektirebilir. Diğer yandan her işi hakkıyla başarabilmek için odaklanmamız gereği de bir başka gerçektir. Konular arasında yoğunlaşmayı değiştirme ve odaklanma, dikkatimizi istediğimiz yöne çevirebilmemizle ilgili bir beceridir. Bu becerinin kişisel maddi ve zihinsel özelliklerimize bağlı olarak değiştiğini söyleyebiliriz. Her birey farklı odaklanma özellikleri sergiler. Ayrıca odaklanılacak konu ve bunun zamanı da bireyin odaklanma düzeyi konusunda farklılıklar göstermesine sebep olabilir. Odaklanma profilimizi yaşam içinde –bazı faktörlerin etkisiyle de olsa– kendiliğinden geliştirmemize rağmen bu konuda iyileştirme ve geliştirme yapabiliriz.
Kişinin pozitif-negatif duygu-düşünce profili, verimli çalışmayı başarmanın dayanaklarından birisi olan odaklanmayı etkiler. Odaklanma güçlüğü çektiğimizde önümüzdeki işe yoğunlaşamama, anlatılanı anlayamama, yaşadığımız olayları hatırlayamama veya süreklilik gösteren dalgınlık gibi durumlar yaşarız. Odaklanma sorunu, kişisel gelişimin veya psikiyatrinin uzmanlık alanlarına giren endişe-kaygı, depresyon, travma, hiperaktivite veya başka zihinsel problemlerden de kaynaklanabilir. Özetlersek; verimli çalışma, odaklanma performansı ile doğrudan ilgilidir; kişisel verimliliğe ulaşabilmek için odaklanma problemlerini aşmak –bunları aşacak önlemleri almak– gerekir.
Odaklanma İçin
İnsan zihni yaramaz bir çocuk gibidir. Önümüzde kaliteli ve sağlığımıza yararlı bir yemek durduğu halde bu çocukluk özelliğimizle dondurmayı, çikolatayı veya çerezi hayal ederiz. Bir konu üzerinde çalışırken kolaylıkla başka düşüncelere kaydığımız sık olan bir durumdur. Verimli çalışma için odaktan kaçmaya neden olan bu anı yakalayabilmek gerekir. Odaklanmamızı bozan önemli bir konu olabilir; durum böyle ise (daha sonra ilgilenmek üzere) bu düşünce ile ilgili kısa bir not alıp tekrar üzerinde çalıştığımız işe dönebiliriz. Bu pratik, zamanla daha odaklı çalışmamız için öğretici olacaktır. Bu bağlamda aynı anda birden fazla konuyla ilgilenmenin, muhtemelen işlerin tümünde daha düşük performans ve kaliteye neden olacağını bilmeliyiz. Yüksek verim elde etmenin kolay şartlarından birisi her seferinde tek bir işe odaklanmayı tercih etmektir.
Yukarıda bir çalışma sırasında ‘yaramazlık’ yaparak odaklanmayı engelleyen düşüncelerimizden söz etmiştim. Eğer zihnimizde bir faaliyet oluşuyorsa açıklanabilir, muhtemelen mantıklı bir nedeni var demektir. Özellikle kaygılanmamıza yol açan ‘haylaz’ durumları çözmek için gün içinde kendimize zaman ayırmak iyi bir fikirdir. Bu amaca yönelik olarak uygun mekânda ayrılacak zaman ‘akıl karıştıran’, rahatsız eden duygu ve düşünceleri ele almamız içindir. Bu sırada çözümler geliştirir ve bunları hemen yerine getiremiyorsak daha sonra uygulamaya koymak üzere not alırız. Burada da kişisel gelişimin 5N1K (ne, ne zaman, nerede, nasıl, neden, kiminle) Kuralı’nı bir teknik olarak kullanmak uygun olur.
Fiziksel yorgunluğu aşmanın yolu dinlenmektir. Bu sırada bedenimiz kendini tazeleme imkânı bulur. Bu durum benzer biçimde zihin içinde geçerlidir. Çalışmayı belli süreli dinlenme araları ile birlikte planlamak gerekir. Çok kısa dinlenme arası beklenen tazelemeyi saplamaz. Çok uzun ara ise işten ve yoğunlaşmadan kopmayı getirir. Ayrıca dinlenme arası bir başka işle uğraşmak anlamına da gelmez. Önemli olan, bedenen ve zihnen tazelenmeyi sağlamaktır. Gözlerini kapatıp uzanmaktan kısa bir yürüyüşe kadar herkesin kendi dinlenme tercihi olabilir.
Türü ne olursa olsun; çalışmayı rutin bir iş olmaktan çıkarmak ve öğrenmenin bir parçası haline getirmek kişisel gelişimimiz açısında önemlidir. Böylece hem odaklanmamız gelişir, hem de eğlenceli bir çalışma iklimi sağlamış oluruz.
Hatırlamak
İş yaşamımızda sıklıkla belgeler, raporlar, yönetici özetleri, prosedürler, talimatlar veya iş emirleri okumak durumunda oluyoruz. Bunlar içinde daha sonra hatırlamak ve kullanmak üzere değerli enformasyon yer alıyor. Bir metnin her bölümünü aynı özenle bellemek yerine daha seçici olmamız gerekebilir. Yapılan araştırmalar öğrenme sürecinde başta ve sonra öğrenilenlerin, dikkat çekici sözcüklerin, isimlerle canlı ve değişik betimlemelerin akılda kaldığını gösteriyor. Bir metin hazırlarken veya bir belgeyi okurken bu bulguya dikkat etmek hatırlama verimliliğini artırabilir.
Her metin yazarının kendine özgü, ama bize farklı gelebilecek bir tarzı ve üslubu var. Okuduğumuz veya dinlediğimiz enformasyonu kendi cümlelerimizle ifade (hayal) etmek, bunu daha önce bildiklerimizle eklemlemek ve kendi yaşam-iş deneyimimizle ilişkilendirmek hatırlamayı kolaylaştırır.
Öğrenme ve hatırlama üzerine yapılan araştırmalar okunan, dinlenen veya izlenen enformasyonun yaklaşık üçte birinin bir saat içinde unutulduğunu ortaya koyuyor. Yüzde 80’i ise 9 saat sonra unutuluyor. Bu nedenle enformasyonun daha kalıcı hale gelmesi için tekrarlama öğrenme sürecinde önemli bir faaliyet olmak durumundadır. Bu amaçla şöyle bir pratik geliştirebiliriz: Yaklaşık 40 dakikalık bir okuma, dinleme ve izleme süresinin ardından 10 dakikalık tekrar yapma öğrenmeyi pekiştirici etki yapacaktır. Diğer yandan her şeyi ezberlercesine öğrenmemiz de gerekmiyor. Kimi okuma ve izlemeler anlık dinlenme ve eğlence amaçlıdır. Bu ayrımı dikkatli yapmak zihinsel yükü azaltır.
Kendi bireysel deneyimim en başarılı öğrenme yaklaşımlarından birinin yazmak olduğunu gösteriyor. Üzerinde çalıştığımız bir konuyu bir başkasına anlatmak veya metin ya da sunu olarak yazmak öğrenme sürecini pekiştiriyor. Anlatma veya yazma süreci ele aldığımız konunun hangi kısımlarının yeterince çalışıl(ma)dığını, soru işaretlerinin veya bilinmeyenlerin nerelerde olduğunu belirlemekte son derece yararlıdır.
Dinleme
İş ortamında karar oluşturma, paylaşım ve koordinasyon için en sık kullanılan araçlarından birisi toplantıdır. Böylece birden fazla kişiyi ve farklı görüşü izleme, kendi yaklaşımımız ile kıyaslama imkânı oluşur. Eğer toplantı ortamı her kişinin o sıra aklına geleni söylediği bir karmaşaya dönerse bu durumda toplantı yarar sağlamayan bir zaman kaybına dönüşür. Bu nedenle toplantı yönetimi bir kuruluşun yaşamında tanımlı bir süreç olmak zorundadır. Bu belirlenmişlik toplantının gündemi, katılımcıları, başlama ve bitiş zamanları gibi unsurların önceden belli olmasını da gerektirir.
Toplantıda (ya da bir başka ortamda) dinleyeceğimiz konu ile ilgili önceden hazırlık yapmak başarılı bir dinleme ve katılım için kaçınılmazdır. Toplantı öncesinde ve çalışma sürerken konuyla ilgili sorular veya sorulabilecek konulara ilişkin açıklamalar üretmek toplantı verimini artırır. Toplantının akışı sırasında görüşülen konularla ilgili notlar almak sonraki gözden geçirmeler ve hatırlamalar için katkı yapar. O sırada görüşülen bir konu hakkında söz sırası bize geldiğinde söyleyeceklerimizi hatırlama açısından birkaç sözcük veya karalama şekil ile not alabiliriz.
Toplantılarda katılımcıların hızla ana konu dışına çıkmaları çok gözlenen bir durumdur. Özellikle toplantı yönetimi kültürü gelişmemiş topluluklarda bu tür sapmaları sıklıkla gözleriz. Bu nedenle görüşmeleri ana konu içerisinde tutmak toplantı yöneticisi kadar her katılımcının da dikkat etmesi gereken bir noktadır.
Toplantıda (veya dinlememiz gereken bir ortamda) hızla başka düşüncelere (hayallere) dalarak konu dışına ‘düşmek’ sıkça başımıza gelir. Kendimizi bir anda başka hayallerin içinde buluruz. Bunu abartılı yapanlar ise uyuklamaya başlayanlar olur. Eğer böyle bir durum başımıza gelirse yapmamız gereken şey dikkatli dinleme şartlarına hızla geri dönmektir. Kaçırdığımız bir konu varsa daha sonra bu eksikliği katılımcılardan bir başkası ile görüşerek giderebiliriz.
Okuma
Hayır, hayır; verimli çalışmanın sırrı, çok çalışmak ve çok yorulmak değildir! Önemli olan, kurallar ve kaynaklar çerçevesinde koyduğumuz hedefe ulaşacak etkili ve doğru çalışmayı yapabilmektir. Çünkü verim dediğimi kavram doğrudan doğruya elde edeceğimiz çıktı ve sonuçla ilgilidir. Bu nedenle öncelikle verimi olumsuz etkileyen faktörleri ortadan kaldırmaya çalışmamız gerekir. Bu durum bazen doğru mekân ve zamanla, kimi zaman ise planlama ile ilintilidir. Diğer yandan verimli çalışma için oluşturduğumuz düzenlemelerde her zaman için yetersizlikler olabilir; bunun için üzülmek veya şikâyet etmek yerine iyileştirme imkânlarını arayabiliriz. Aklımızın ve bedenimizin önündeki engeller zayıfladıkça ve ortadan kalktıkça çok daha etkili ve verimli çalışmalar yapabilir, sonuç alabiliriz.
Aramızda elini yazılı kâğıda sürmeyenler olduğu gibi okumayı yaşamının değerli bir faaliyeti haline getirmiş olanlarımız var. Ama okuyor olmak, okumanın sonucunda beklenen ya da olması gereken öğrenme düzeyinin oluştuğunu göstermez. Verimsiz çalışmanın bir gerçek olduğu gibi yaşamın bir diğer faaliyeti de verimsiz ve etkisiz okumadır. Asla çok okuma, çok öğrenme anlamına gelmez. Bu durum ne okuduğumuz kadar neden ve nasıl okuduğumuzla da ilgilidir.
Okuma konusunda yapılmış araştırmaların sağladığı bazı ipuçları var. Örneğin okurken bir sözcüğe veya heceye takılmak, bunun bizi konu dışı hayallere sürüklemesi, okumada sıklıkla geriye dönmek, dudak kıpırtılarıyla veya düşük hızda okumak bu faaliyette belli başlı verimsizlik nedenleridir. Hızlı okuma konusunda guru olmaya gerek olmasa da belli bir sürede belirlenmiş miktar sözcüğü, cümleyi veya sayfayı okumaya çalışma iyi bir egzersizdir.
Doğru tasarlanmış ve yazılmış her cümle veya her paragraf, belli bir düşünceyi ifade etmeyi hedefler. Bu nedenle okurken anlatılmak istenen ana fikri yakalamak önemlidir. Bu bağlamda okuma, ezberlemekten daha çok anlamayı amaçlamalıdır. Okumada belli bir bölümü bitirdikten sonra orada anlatılanları kendimize tekrar etmeye çalışmak (bir okuma değerlendirmesi olduğu kadar) okuma verimliliğini öğrenmede etkili bir tekniktir. Kendi okumalarımda ilgimi çeken sayfa ve paragraflarla ilgili sağ veya sol cetveline kurşunkalemle kısa notlar alırım. Daha sonra ihtiyaç duyduğumda arayıp bulması kolay oluyor. Ayrıca bu notlar, yaptığım okumanın benim için ne anlama geldiğini ifade ediyor.
Dikkat Yönetimi
Toplantı iyice sıkıcı hale geldiğinde ya uyuklamaya başlarız ya da ayaküstü hayaller zihnimizi işgal eder. Hâlbuki toplantının gündemi önemlidir ve bizim de konuya olan ilgimizi sürdürmemiz gerekir. Bu basit örnekte yaşadığımız sorun bir dikkat yönetimi problemidir. Herhangi bir çalışma sırasında önemsiz veya ana konuyla ilgili olmayan ‘şeylerin’ zihnimizi işgal etmesi, o sıra yaşadığımız duygusal veya bedensel sıkıntılar ya da başka dış faktörler dikkatimizi dağıtan nedenlerdir. Odaklanmış dikkat yönetimi için öncelikle olumsuz dış etkilerin ortadan kaldırılması gerekir.
Dikkat yönetimi öncelikle fiziksel ortamın rahat çalışmaya uygun olarak düzenlenmesi ile ilgilidir. Çalışmanın amacının ve hedeflerinin bilincinde olmak dikkatli, etkili ve verimli çalışma için kaçınılmazdır. Doğru saptanmış dinlenme molaları dikkat yönetimi için bedensel ve zihinsel tazelemeye katkı vererek çalışma verimliliğini artırır. Eğer bazı kaygılar, endişeler ve korkular çalışmaya engel oluşturuyorsa bunları çalışma dışında ayrıca ele almak daha uygun olur. Bu türden bir odaklanmayı başarabiliriz.
Gürcan Banger