Her çağın kendine özgü özellikleri ve eğilimleri var. Bu çağ için sayabileceklerimiz arasında İnternet’i de içeren ‘ağ yapıları’, işlerin bilişim ortamına taşınmasını ifade eden ‘sanallaşma’ ve gerek fiziksel gerekse sanal uzamda (zamanda ve mekânda) birlikte çalışmayı ifade eden ‘işbirliği’ önemli yer tutar. Gene bu çağ için rekabet üstünlüğü açısından düşük maliyet kısıtları altında farklılaşmanın öne çıktığını hatırlarsak işbirliği olgusunu niteleyerek ‘yaratıcı, yenilikçi ve verimli işbirliği’ olarak ifade etmemiz gerekir. İşbirliği ihtiyacının bu denli ortaya çıkmasındaki ana nedenlerden birisi çözmemiz gereken problemlerin veya tatmin etmemiz gereken ihtiyaçların giderek karmaşık hale gelmesidir. Bu karmaşıklık başta olmak üzere yeni şartlar iş – işletme yaşamının her alanında işbirliği ve ortak çalışmayı teşvik ediyor.
Yeni bir işletme kurmak veya mevcut olan işletmede yeni bir iş girişiminde bulunmak için iş planı hazırlığına başladığımızda ele almamız gereken pek çok konu olduğunu kavrarız. Sermaye tedarikinden altyapının hazırlanmasına, finansman yönetiminden liderliğe kadar çok sayıda düzenlenmesi gereken görev karşımızda durmaktadır. Çağdaş iş – işletme kültürü açısından baktığımızda işbirliği ve takım çalışması da ilgimizi çeken konular arasında yer alacaktır. Her girişimci ve yönetici işletmenin insan kaynağının işbirliği içinde çalışmasını ve bunun verimlilik olarak sonuç vermesini hayal eder. Ama yüksek işbirliği performansı kelimelerle dile getirildiği kadar kolay bir iş değildir.
İşbirliği problemi işletmelerin, örgütsel yapıların var olduğu her dönemde çözülmeye çalışılan bir sorun olarak görüldü. Günümüzde ortaya çıkan yeni teknolojiler bu eski problemi yeni bir zemine taşıyor. Bilimsel ve teknolojik gelişim iş – işletme alanlarında işbirliği sağlamak için yeni imkânlar sunuyor. Bir yandan işletmeler; şube, temsilcilik ve tedarik zincirlerinde yer alan paydaşlarıyla küresel yaygınlık özelliğine sahip olurken, diğer yandan fiziksel olarak yakın ve uzak takımların işbirliği şartlarında çalışmalarını kolaylaştıran yeni teknolojik araçlar geliştiriliyor. Ama bu tür teknolojik araçlardan yararlanma kültürünün dünyanın ve ülkemizin her bölgesinde teknolojiye paralel hızda özümsendiğini söyleyemeyiz. Hâlâ pek çok girişimci ve yönetici kendi işletmesinde bu tür araçların kullanımın sağlayacağı yararların yeterli düzeyde farkında değildir. Bu nedenle öncelikle mevcut işbirliği araçları konusunda bilgilenme, işletme fonksiyonlar ile misyonunun daha etkili ve verimli yerine getirilmesi açısından önemlidir.
İşbirliğinin Yararları
Yukarıda kısaca özetlendiği gibi işbirliğinin çeşitli yararları var. Buna karşılık işbirliği konusunda doğru ve kararlı biçimde yönelinmediği takdirde bu yararları görmek zor olabilir. Bir başka yaklaşım, iş – işletme ortamındaki problemleri çözmek veya düşük olduğu gözlenen verimliliği artırmak üzere işbirliğini iyileştirmenin nasıl yararlar sağlayacağı sorusu ile yola çıkmak olabilir.
İşbirliği ile birlikte tartışılan konulardan birisi çalışanların işe ve işletmeye olan bağlılık, sorumluluk ve yükümlülükleridir. Günümüzde insan kaynakları ile ilgili danışmanlık firmaları ve işletme içi birimler işe olan ilgiyi ölçmek için pek çok farklı araç kullanırlar. İnternet’in arama motorları bu konuyu ölçmek ve değerlendirmek için yapılan araştırmaların belli başlı yardımcıları arasındadır. Bir işletme ortağı veya üst düzey yönetici ile kurumsal düzeyde bir görüşme yaptığınızda iletişimin önemli konularından birisi daima çalışanların işe karşı duydukları sorumluluk ve yükümlülük olur.
Bu sorunu tespit etmek veya çalışanların işe olan ilgisini çeşitli araçlarla ölçmek ve buna bağlı değerlendirmeler yapmak problemi esastan çözer mi? Bazı olumlu katkılar olmakla birlikte tatmin edici bir çözüme ulaşılmayabilir. Çalışanlar arası iletişim ve etkileşim bariyerleri aşılmadan arzulanan performans düzeyine (çalışanların işleriyle ilgili yüksek ilgi, bağlılık, sorumluluk ve yükümlülük düzeyine) ulaşmak zordur. İşletmenin üyeleri birlikte çalıştıklarında, işe olan ilgililik, bağlılık, sorumluluk ve yükümlülük toplam düzeyi yükselir. Çevrimiçi işbirliği araçlarının kullanımı bu yükselişe katkı yapar. İşbirliği, çalışanların karşılıklı düşünce alışverişi ve fikir etkileşimi konusundaki paylaşımını artırır. Bu paylaşımlar sayesinde çalışanlar kendilerini güncelleme fırsatı yakalamış olur.
İş alanlarında kazancın kaynağı risk almak ve problem çözmekle yakından ilgilidir. Girişimci ve yöneticinin misyonunun önemli bir bölümünü problem çözmek oluşturur. Diğer yandan her problem için çözüm üretmenin kolay olmadığını, bazı problemlerin –en azından ilk görünümü açısından– Çin Seddi izlenimi verdiğini söylemeliyiz.
Zor problemleri aşmanın iyi yollarından birisi işbirliği halinde çalışmaktır. İşletmenin çalışanları işbirliği için uygun araçları kullanarak birlikte iş yapmayı başardıklarından problemlere daha hızlı çözüm üretebilirler. İşbirliği araçlarının sağlayacağı kolaylık ile farklı bilgi ve deneyim birikimlerinin birbirine eklenmesi doğru kaynaklara ulaşımı sağlar. Böylece daha etkili, verimli ve hızlı sonuç almak mümkün olur.
Yaratıcılık ve yenilikçilik (inovasyon), sözcüklerle ifade edildiği kadar kolay bir süreç değildir. Küçük de olsa her iyileştirme işletmeye yarar sağlar. Ama umulan ve beklenen, işletmenin geleceğine olumlu etkiler yapacak önemli ve büyük fikirlerdir. Büyük etkiler yapacak fikirlerin ortaya çıkışı, genellikle işletmede işbirliği ve takım çalışması şartlarının yerine gelmesini gerektirir. İşbirliği araçlarını kullanmak, inovasyon sürecini kolaylaştırıcı ve zenginleştirici etki yapar. İşbirliği araçlarının katkısı ile işletme içi veya sanal (uzak) takım çalışması çağdaş işletmenin başarı zeminini oluşturan yapıtaşlarından birisidir.
Her çalışan, tek başına iş yaptığında kendi bilgi, beceri ve deneyimiyle sınırlanmış bir alan içinde kalır. Dolayısıyla herhangi bir nedenle kendi sınırlarının ötesindeki bir çözüme ulaşması zor olur. İşbirliği veya gözetim de söz konusu olmadığında hata yapma ihtimali de yükselir. Yalnız başına olmak, sosyal yaşamda olduğu gibi iş ortamında da kişi üzerinde olumsuz etkiler yapar. Diğer yandan işbirliği araçlarından yararlanarak geliştirilen takım çalışması, kişinin tek başına çalışmasından kaynaklanan sınırlılıkları ve hata ihtimalini ortadan kaldırır. Birlikte çalışan kişiler birbirlerini olumlu yönde motive ederek etkili ve verimli sonuç almanın imkânlarını iyileştirir. Ayrıca işbirliği ve takım çalışması işletme içinde paylaşım temelli, kurumsal ve kişisel öğrenmenin en önemli ortamlarından birini oluşturur.
İşletmede İşbirliği Araçları
Pek çok konuda ve problem karşısında olduğu gibi iyileştirme ve geliştirme için birden fazla sayıda seçenek söz konusudur. Keza; işletmede takım çalışması ve işbirliğini iyileştirmek ve geliştirmek için farklı yaklaşımlar ve yol haritaları denenebilir. Gözlenen işletme deneyimi ve çağın iş gereklilikleri bu amaçla işbirliği araçlarını kullanmanın olumlu sonuçlarına işaret ediyor.
İşbirliği araçları işletmede kişilerin günlük işlerini yaparken kullanabilecekleri, bunlardan yararlandıklarında toplam kurumsal performansı yükseltebilecekleri bir yöntemler ve teknikler paketidir. Bu pakette geleneksel olanların bilişim, iletişim ve İnternet teknolojileri sayesinde iyileştirilmiş olan araçlar yer aldığı gibi çağa uygun olarak üretilmiş daha yeni olanlar da bulunur. Bunlar arasında takvimleri, doküman yönetim sistemlerini, sohbet platformlarını, görev-iş yönetimini, kurs yönetim sistemlerini, proje yönetimi araçlarını, wikileri, kurumsal portalleri ve gerçek zamanlı iletişim araçlarını sayabiliriz.
Bu sayılanlar dışında web tabanlı başka araçlardan da söz edebiliriz. Örneğin işbirliği ile kavram haritalama, birlikte yazma, tasarım işbirliği, sunu paylaşımı, ilişki yönetimi gibi araçlar bu listede yer alabilir. Türü ne olursa olsun işbirliği araçlarını kullanarak birlikte çalışmanın hedefi yaratıcılık ve yenilikçilik performansı ile toplam kurumsal verimliliği artırmaktır.
İşletmede kullanılabilecek çok sayıda işbirliği aracı olmasına karşın bunlardan hangilerinin, nasıl kullanılacağı konusu arzulanan amaca ve beklenen sonuçlara bağlıdır. Bu araçları genel başlıklar halinde işbirliği paketleri, eğitim yönetim sistemleri, proje yönetim araçları, wikiler ve gerçek zamanlı iletişim araçları olarak söyleyebiliriz.
Bazı işletmeler kendi işbirliği ihtiyaçlarına uygun olarak değişik sayı ve çeşitte araçtan oluşan paketler oluşturur. Paketteki araçlar çalışanlar tarafından bireysel olarak kullanılabildiği gibi, takım çalışması ile birlikte çalışmayı destekleme ve en yüksek beklentiyi karşılama hedefiyle toplu halde yararlanmak üzere tasarlanabilir. Bu araçlar arasında paylaşım imkânı sağlan sözcük işleme (metin yazma) amaçlı masaüstü yazılımlarını, hesap tablolarını, iletişim ve takvim (ajanda) uygulamalarını sayabiliriz. Yaygın olarak bilinen bu bilişim uygulamalarının işbirliği konusunda gerekli ortak özelliği çok sayıda kişinin (örneğin bir takımın üyelerinin) aynı anda erişimine ve paylaşıma imkân vermesi olmalıdır. İşbirliği araç paketleri konusunda Communifire, Google, MS Office, TeamViewer, Zimbra ve Zoho gibi örnekler sayabiliriz.
Okulda, eğitim etkinliklerinde veya işletme içi eğitim çalışmalarında kullanılan eğitim yönetim sistemleri eğitmenlerce katılımcılar (öğrenciler) için toplu çalışma alanları oluşturmak için kullanılır. Toplu, birlikte çalışma alanlarında tartışma, iletişim, dosya paylaşma ve fikir, öneri, görüş düzeyinde paydaş – görevdeş değerlendirme için kolaylık ve imkân sağlar. Karmaşık işbirliği girişimlerinden daha fazla oranda eğitmenlere hitap eden bu araçlar arasında Blackboard, Communifire, Moodle ve Sakai gibi örnekler incelenebilir.
Takım çalışması ve işbirliği konusunda en fazla bilinen uygulamalar arasında proje yönetimi araçları yer alır. Proje yönetimi uygulamaları genel olarak iş-zaman çizelgelemesi, zaman yönetimi, iş-görev yönetimi, kaynak atama, birlikte yazma ve düzenleme, iletişim, dosya paylaşma ve doküman işleme gibi amaçlara yöneliktir. Bu araçlar çoğunlukla en az birkaç ay gibi görece uzun sürebilecek projeler konusunda etkili ve yararlı olur. Bu araçların kullanımı yöneticilere takım çalışmasını, işletme içi (örneğin takımlar arası) etkileşimlerin izlenmesi, süreçlerin ve iletişimin denetlemesi olanağını da sağlar. Bu gruba giren araçlara Active Collab, Basecamp, Copper, Goplan, MS Project, ProjectSpaces, TeamGantt, Teamweek, WebEx WebOffice ve Wrike gibi örnekler verebiliriz.
En ilgi çekici işbirliği aracı örnekleri arasında wiki uygulamalarını sayabiliriz. Hawai dilinde “hızlı” anlamına sözcükten esinlenen wiki, gerekli yetkiye sahip herhangi bir kişinin ekleme, silme ve değiştirme yapabildiği bir ya da birden fazla web sayfasından oluşan bir İnternet uygulamasıdır. En yaygın bilinen örneği Wikipedia isimli İnternet ansiklopedisidir. Wiki teknolojisi; izleyicilerin sayfalarda yapılan değişiklikleri takip edebilmesine imkân sağlayan doküman tarihçesi yeteneğine sahiptir. Wiki; metin tabanlı dokümanların birlikte yazılması ve işbirliği ile yaratması konusunda kullanılan en yararlı araçlardan birisi sayılabilir. Metin oluşturma özelliği yanında ses, resim ve hareketli görüntü paylaşma olanağı bu aracı güçlü bir iletişim unsuru durumuna yükseltir. Bu konuda uygulama geliştirmek için MediaWiki, OpenTeams, PBwiki, Socialtext, Springnote, Wikia ve Wikispaces gibi örnek araçlar incelenebilir.
Gerçek zamanlı iletişim araçları başlığında web tabanlı sunum araçlarını, ekran paylaşım uygulamalarını, İnternet (ağ) üzerinden konferans araçlarını, IP üzerinden ses (VoIP) ve İnternet tabanlı uzak iletişimi sayabiliriz. Bu tür araçlar özellikle aynı mekânda bulunmayan, uzak takım üyelerinin birlikte çalışmasına yönelik olarak kullanılır. Bu araçların zengin medya özellikler, sayesinde basit metin tabanlı haberleşmenin ötesine geçilerek yüz yüze iletişime benzer bir kolaylık sağlanır. Gerçek zamanlı iletişim uygulamaları için Acrobat Connect, Campfire, GoToMeeting, LiveMeeting, Skype, Vyew, WebEx ve Yuga gibi örnekler verebiliriz.
Hiç kuşkusuz; işletme için işbirliği araçları burada sayılan başlıklardan örnek uygulamalardan ibaret değil. Teknolojik gelişmelere dayalı olarak aralıksız biçimde yeni uygulamalar ve hizmetler ortaya çıkıyor. Kavram haritalama, tasarım geliştirme, ilişki yönetimi gibi daha pek çok alanda yeni işbirliği imkânlarının doğduğunu görüyoruz. Vazgeçilmez olan; bu çağda ekosistemde ve işletme içinde takım çalışması ile işbirliğinin geliştirilme ve uygulanma zorunluluğudur.
Gürcan Banger