Sosyal Medyayı Kurumsal Kullanmak

      Yorum yok Sosyal Medyayı Kurumsal Kullanmak

İnternetin yaygınlaşması ve ağa erişim imkânı veren araçların çoğalması ile birlikte Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, günceler (blog’lar) vb. gibi sosyal medya platformlarının da kullanımı arttı.  Bireyler kendilerini veya yaşadıklarını ‘bir şekilde’ ifade etmek için bu ortamları kullanıyorlar. Sosyal medyanın kişisel kullanımının yaygınlaşması ve çok farklı kişi gruplarına erişir hale gelmesi, bu platformları kurumsal olarak kullanma konusundaki iştihayı da artırdı. Giderek daha fazla şirket ve işletme, sosyal medyada sanal kimlikleri ile yer alıyor.

İnsanlık tarihinin öğrettiği bir kural var. Her yeni çözüm veya gelişme yeni sorunlara yol açar. Gerçekten sosyal medyanın kurumsal kullanımı ile birlikte yeni sorunlar ve ihtiyaçlar oluştuğunu gözlüyoruz. Bunlardan ilki ve en önemlisi, kişisel ve kurumsal kullanım biçimlerinin birbirine karıştırılmasından kaynaklanıyor. Sosyal medya ortamlarında ekonomik işletme veya sivil kuruluş adına açılmış hesapların kişisel tarzda ya da kişisel hesapların kurumsal imiş gibi yanlış kullanıldığına sıklıkla tanık oluyoruz.

Kurumsal Kurallar

Bireyler kendi sosyal medya hesaplarını açar ve kullanırlar. Buralarda geliştirdikleri ve paylaştıkları iletilerin sorumluluğu kendilerine aittir çünkü yükümlülük çerçevesi kişi olarak sadece onları içine alır. Diğer yandan işletme veya sivil kuruluş gibi bir yapı bireysel olanın ötesinde çok fazla kişi, birim veya yapıyı ilgilendiren bir tüzel kişiliktir. Kişiler yetkilendirilmedikleri sürece tüzel olanı, kendi kişisel seçimlerine göre yönetemezler. Sosyal medya da bu durumun istisnası değildir.

İşletme veya sivil kuruluş olsun, her tüzel kişiliğin kendi sosyal medya hesaplarının kullanımı ile ilgili yazılı olarak açıklanmış kuralları olmak zorundadır. Kurumsallık özelliğine sahip kuruluşların bu tür yönerge ve talimatlara sahip olduklarını biliyoruz. Eğer bu tür kurallar olmazsa kişilerin kayıtsız ve sorumsuz kullanımları nedeniyle tüzel kişilikler (kuruluşlar) geri dönülmez sonuçlara razı olmak veya ödenmesi ağır yükümlülükler altına girmek durumunda kalabilirler.

Yönerge veya talimattan söz edildiğinde; konuyu yavaşlatılmış ve ağırlaştırılmış bürokratik süreçlere de mahkûm etmemek gerekir. Kurumsal sosyal medya kullanım kuralları yetkilendirilmiş çalışanlar için basit ve kolay olmalıdır. Bu konuda iş dünyasında çok başarılı örnekler bulunabilir.

Bir kuruluşun tüm kural ve politikaları gibi sosyal medya konusu da değişmez değildir. Kurumsal kullanım amacıyla oluşturulan yönerge ve talimatlar yeni oluşan platformlara, gelişmelere ve ihtiyaçlara göre yenilenebilir. Toplam kalite yönetimi uygulayan kuruluşlar bunu sistemlerinin bir parçası haline getirerek konuya kullanım ve sürüm yenileme açısından daha kurumsal bir nitelik kazandırabilirler.

Kuruluşta sosyal medya kullanımı başta bilişim ve iletişim olmak üzere pazarlama, satış, halkla ilişkiler, ar-ge veya müşteri hizmetleri gibi birden fazla birimi ilgilendirir. Dolayısıyla kurumsal sosyal medya kullanımı aynı zamanda bir örgütsel yapı konusudur. Bu nedenle sosyal medya içeriğinin nasıl oluşturulacağı, ne şekilde, hangi ortamlarda ve kimin tarafından sunulacağı önceden tasarlanmış olmak zorundadır. Sosyal medya kullanımın tek seferlik bir iş olmaması nedeniyle bunun sürdürülebilirliğinin nasıl sağlanacağı, geri bildirimlerin nasıl cevaplanacağı konusunda da çerçeve ölçeğinde belirlemeler yapılması yararlı olur.

Başarılı kullanım ile sosyal medyanın etkisi kartopu etkisi yaratır. Önceleri kuruluşun faaliyetleri ve yörüngesi konusunda çok etkili görünmeyen kurumsal sosyal medya, zaman içerisinde önemli izlenme ve geri bildirim patlamaları yaşayabilir.

Kurumsal Kullanım

Bir kurum ya da kuruluş bünyesinde tüzel kimlikle ilişkilendirilmiş biçimde sosyal medya kullanımı konusunda ilk bilinmesi gereken konu, kişisel ve tüzel olanın farklı olduğudur. Kurumsal sosyal medya, kişisel anlayışla kullanılamaz. İkincisi önemli nokta ise kuruluşun yönetici ve çalışanların kurumsal sosyal medya kullanımı ile ilgili bir yazılı kurallar toplamı (etik sözleşme, yönerge ve talimatlar) geliştirmiş ve bunu onaylı biçimde paylaşmış olmasıdır.

Bir işletmede gerek ve ihtiyaç görülen çalışanlara kurumsal e-posta adresi düzenlenir. Bu kişiler, İnternet üzerinden işletme adına yapacakları iletişimi bir adresi kullanarak gerçekleştirirler. Kurum adına sosyal medya platformlarının ve hesaplarının kullanımı da benzer biçimde yapılır. Pazarlama, satış, halkla ilişkiler, satış sonrası hizmetler veya kitle kaynak (crowdsourcing) esaslı ar-ge ve inovasyon gibi birimlerde çalışanlar kurumsal sosyal medya hesaplarını kullanmak üzere yetkilendirilirler. Gerek duyulursa ilgili kişinin rol tanımı için söz konusu görev ve yetki tanımı yapılabilir.

Dolayısıyla kurumsal sosyal medya kullanımının (örneğin işletmenin Facebook, Twitter vb. hesaplarının kullanımının, İnternet sitesi veya ağ güncesinin yenilenmesinin) ilk şartı, yukarıda sözünü ettiğim etik sözleşme, yönerge veya talimatların hazırlanması olmasıdır. Kurumsal İnternet ve sosyal medya kullanımı konusunda bir rehberin hazırlanması ve oryantasyon eğitimi düzenlenmesi de düşünülebilir. Bu rehber veya eğitim, çalışanların kurumsal bağlamda çevrimiçi sosyal medya paylaşımlarından sorumlu olduklarını da içerir.

Kurumsal kullanımı iki ayrı biçimde anlamak gerekir. Birincisi; kişinin bünyesinde çalıştığı kurum veya kuruluşun sosyal medya hesaplarının kullanımıdır. İkincisi ise sosyal medyadaki kişisel veya başka kurumsal platformlarda kurumun adını ve kişinin kurumsal unvanını kullanarak paylaşım yapması durumudur. Her iki kullanım biçimi de kullanıcıyı paylaştıklarından dolayı kurumsal olarak sorumlu yapar.

Kimlik Açıklama

İnternet kullanımında asla unutmamamız gereken birkaç önemli nokta var. Birincisi bu medya bir iletişim ve enformasyon mekânı olduğu kadar bir başka yönüyle bir dezenformasyon ve manipülasyon ortamıdır. İkincisi; bu ortamda paylaşılan her şey, hızla yaygınlaşma ihtimaline sahip olarak uzun süre İnternette ve buradan yansıyarak diğer medya türlerinde var olmaya devam eder. İstenmeyen bir içeriğin ortamdan kaldırılması genelde hiç kolay değildir.

Yukarıda sözünü ettiğim faktörler, özellikle kişisel sosyal medya hesaplarında kimliğin gizlenmesi veya kamufle edilmesi gibi eğilimlere neden olur. Bazı kişilerin hesap isimleri takmadır veya söz konusu hesap o isimle ilgili olmayan kişiler tarafından açılmıştır. (Diğer yandan sosyal medya hizmeti veren şirketler, parasal bedeli karşılığında olmak üzere kurumsal hesapların belgelere dayalı olarak belirlenmesini ve onaylanmasını –resmileştirilmesini– sağlayan imkânlar sunmaktadır.)

Kurumsal sosyal medya kullanımında yukarıda sözünü ettiğim türden yapay veya takma isimli hesapların tercihi söz konusu olamaz. Kurum dolayısıyla sosyal medya kullanıcısının ismini, kurumla ilişkisini ve rolünü açık ve anlaşılır biçimde tanımlaması beklenir. Özellikle kurumla ilgili konuların paylaşılacağı hesaplarda bu açıklık ve saydamlık vazgeçilmez önemdedir. Bu kuralın gereğinin sağlanması, kurum hakkında yetkisiz açıklamaların yapılabileceği anlamına gelmez. Kurumsal sosyal medya paylaşımları, ya kurumun karar ve yönetim organları tarafından alınan onaylanmış iletilerden ya da kişinin –kurumu bağlamayan ve kişisel görüş olduğu açıkça belirtilen– içerikten oluşur.

Paylaşım

Sosyal medya platformlarının –iş amaçları dışında– kişisel kullanımı, bu amaçla içerik üretimi ve paylaşımı doğal olarak duygusal durumun yansımalarını içerir. Bu ortamların oluşturulmasında ve kişilerin orada bulunmasında, benliğin duygusal yönünün sunulması önemli bir neden oluşturur. Diğer yandan sosyal medyanın kurumsal kullanımını akıl yönetmek zorundadır. Bu bağlamda dikkate alınması gereken en temel kurallardan –buna öğüt de diyebiliriz– birisi şudur: “Eğer yazmakta tereddüt ettiğiniz bir konu varsa onu yazmayın!

Kurumsal sosyal medya kullanımının en belli başlı özelliklerinden birisi kurallarla sınırlandırılmış olmasıdır. Bu tür kullanımlarda –kişisel bağlamda olduğu gibi sadece yasalarla kısıtlanmış olmanın ötesinde– kurum kuralları da kullanıcıyı bağlar. Pek çok şirket, iç bilgilerin paylaşımını yasaklamıştır. Eğer herhangi bir nedenle paylaşılma ihtiyacı duyulursa, kurumsal halkla ilişkiler veya iletişim birimleriyle, bunlar yoksa ilgili yönetim kademesiyle görüşmek uygun olur.

Genel çerçeve olarak; kurumla ilgili yasal davaların, açıklanması kararlaştırılmamış finansal tabloların veya henüz lansmanı yapılmamış olan ürün-hizmet geliştirmelerinin sosyal medyada paylaşımı istenmez. Ayrıca kurumsal içerik paylaşımında marka, tescilli işaretler, telif hakları, yasal kullanım hakları ve ticari sırlar gibi konularda dikkatli olmak gerekir. İlke olarak; kurumsal kimlikle günce (blog) türündeki ortamlarda veya e-posta ile yapılan paylaşımlarda iletilen bilginin kişinin kendi görüşleri olduğunun ve kurumu bağlamadığının belirtilmesi uygun olur

Bir diğer önemli nokta şudur: Genel paylaşıma açık sosyal medya platformlarında kişiye atanmış kurumsal kimlik altında kuruluşun strateji, politika, ilke ve faaliyetlerinin tartışmaya açılmaması gerekir. Sosyal medya platformları başta rakipler olmak üzere pek çok kişi ve kuruluş tarafından –iş dünyasının bir gereği, hatta kuralı olarak– izlenir. Bu nedenle burada yapılan ‘sınır ötesi’ paylaşımlar kuruluşun ekosistemdeki varlığına ve sürdürülebilirliğine zarar verebilir.

Sosyal medyada paylaşım yaparken başka kişi ve kuruluşların hukukuna zarar vermemek genel ilke olarak kabul edilmelidir. Bu nedenle kurumsal paylaşım, kurum dışında –müşteriler, tedarikçiler vb. gibi- başka paydaşları ilgilendiriyor ve etkiliyorsa, önceden onların onaylarının alınması gerekir. Bu yapılmadığı durumlarda ilişkilerin bozulması bir yana, cezayla sonuçlanabilecek hukuk davaları ile karşılaşmak muhtemeldir.

Saygı

Kurumsal sosyal medya kullanımını belirleyen temel çerçevelerden bir başkası kurumun sosyal sorumluluk anlayışıdır. Sosyal sorumluluk kişi ve kurumların sosyal, kültürel, ekonomik ve çevresel konularda sorumlu ve dikkatli davranmasını ifade eder. Ekonomik işletmelerin sosyal sorumluluk anlayışları ve politikaları, müşterilerin gözünde ve pazarda kalıcı ve sürdürülebilir olma kriterlerinden birisi olarak kabul edilir.

Yukarıda özetlenen sosyal sorumluluk bağlamında kurumsal sosyal medya kullanımında dikkat edilmesi gereken bazı kurallardan söz edebiliriz. Bunlardan birincisi, paylaşımın hedef izleyiciye saygı duymasıdır. Sosyal medya içeriğinin etnik aşağılama, inanç temelli eleştiri veya karalama, müstehcenlik, ayrımcılık gibi hatalara düşmemesi gerekir. Kurumsal iş yerinde kabul görmeyen hiçbir anlayış veya içerik, kurumsal sosyal medyada da kullanılmamalıdır. Kurumsal nitelikli şirketler, sosyal medya içeriğinin politik ve dini mesajlar içeren unsurlar taşımaması konusunda çok açık kurallar koyarlar.

İlke olarak kurumsal sosyal medya çatışma ortamı değildir. Buradaki paylaşıma uzlaşma ve varsa sorun çözme temelli olarak bakmak gerekir. Eğer ortada bir hata veya yanlış anlama varsa, bunu proaktif ama uzlaşmacı biçimde çözmeyi hedeflemek uygun olur.

Değer Üreten Sosyal Medya

Türü ne olursa olsun; kuruluştaki fire, atık, ıskarta veya israf üreten süreçlerden hızla kurtulmak gerekir. Geriye değer üreten ve destekleyen olmak üzere iki süreç türü kalır. Ekonomik işletmenin gelirini büyük oranda iş geliştirme, tasarım, üretim, pazarlama gibi değer üreten süreçler belirler.

İlk bakışta sosyal medyayla ilgili süreçleri, değer üretenler arasında kolay olmayabilir. Hâlbuki sosyal medyayı kurumsal kullanmanın başarılması gereken yönü, bu süreci katma değer üretir hale getirmektir. Değer üreten sosyal medya süreçlerinin tasarımı, kurumun –pazarlama, marka yönetimi ve işletmenin pazar değeri ile ilgili olarak– üzerinde düşünmesi gereken fonksiyonlardan birisidir. (Değer yaratan süreç, fonksiyon veya birim haline dönüşmek bir işletmenin tüm unsurlarının dikkate almak ve üzerinde çalışması gereken bir konudur.)

İnternet ve sosyal medya ortamı, çok büyük sayılarda sözcük, resim ve videodan oluşuyor. İşin doğası gereği yeterince karışıklık ve yoğunluk var. Bu nedenle değer yaratmak isteyen sosyal medya kullanımı basit, kolay anlaşılır ve yardımcı olmaya yönelik olmalıdır. İletilerin sağlam zemine sahip gerçekler üzerine kurulması istenir. Cevap istenen iletiler için uygun dil ve tarzla cevap verilmeye hazır olunmalıdır. Eğer sosyal medya kullanımı, bir sorunun çözümünün aranmasına yönelik ise bu durumda ilgili kesimlerin iletişim sürecine katılması sağlanmalıdır. Böylece sosyal medyanın hedefli kullanımı mümkün olacaktır.

Kurumsal Kullanımın Ruh Hali

Sosyal medya kullanımın temel özelliklerinden birisi bireyler arası iletişimi eşit kılmasıdır. Genellikle kamusal, kişisel veya profesyonel ayrımlar silikleşir. Bu nedenle özellikle –bireysel paylaşımdan çok farklı olarak– kurumsal kullanımda kimlik olarak açık ve saydam olmak ilk şartlar arasında yer alır.

İnternetin sanal özelliği, kimliklerin de sanallaşmasını yol açıyor. Kişiler, bu büyük ağ ortamında takma isim ve görünümlerin arkasına ‘sığınarak’ çok farklı bir kimlik sergiliyorlar. Günlük yaşamın ruhsal özelliklerine ağın katkılarıyla –hastalıklı olabilen– yenileri ekleniyor. Hâlbuki kurumsal sosyal medya, iç dünyamızın açığa çıkmamış yönlerini teşhir edebileceğimiz bir ortam değildir. Kurumsal sosyal ağ ortamlarında yöneticisi veya çalışanı olduğumuz kurumdan kaynaklanan, tanımlanmış tüzel kişiliğimiz ile açık, saydam ve tanınabilir konumlanmamız gerektiğini her vesile ile hatırlamalıyız.

Özet

Kurumun sosyal medya kullanım kurallarına bağlı kalın; böyle bir yönerge yok ise hazırlanması gerektiğini hatırlayın, hatırlatın. Kullanım sürecinde sağduyunuzdan ve doğru karar verme becerilerinden yararlanın. Yanlış veya yanıltıcı olduğunu bildiğiniz iletileri paylaşmayın. Saygılı ve duyarlı olun. Bir iletinize cevaben gelen ama onaylamadığınız bir iletiyi silmek hatalı bir davranış olabilir.

Kimliğinizi, kurum kurallarını da dikkate alarak açıklıkla tanımlayın. Açıklama yetkiniz olmayan bilgileri paylaşmayın. Kurumun güvenliğini tehlikeye atacak veya risk oluşturacak paylaşımlar yapmayın. Kurumsal bir cevap verilmesi gerekiyorsa iç işleyişteki düzene uyun. Fikri mülkiyet ve telif haklarını ihlal edici paylaşımlar yapmayın.

Kurumu temsil ettiğinizi asla unutmayın. Yetkilendirme olmadan kurum adına sosyal medya kullanımı girişiminde bulunmayın. Kişisel platformlarda kurumsal paylaşımlar yapmayın.

Son hatırlatma: Buradaki öneriler, genel hatırlatma niteliğindedir. Her kurum, kendi sosyal medya kullanım kurallarını kendisi belirleyecektir. Asla unutulmaması gereken nokta, sosyal medyanın çok yüksek yayılma hızına ve silinmeyen, dev bir belleğe sahip olduğudur.

Gürcan Banger

( Toplam ziyaret sayısı: 6 , bugünkü ziyaret sayısı: 1 )

BEĞEN – İZLE

About Gürcan Banger

GÜRCAN BANGER elektrik yüksek mühendisi, danışman ve yazardır. Eskişehir Maarif Koleji ve ODTÜ Elektrik Mühendisliği Bölümü mezunudur. Aynı bölümde yüksek lisans çalışması yaptı. Kamuda mühendislik hizmetleri yapmanın yanında bilişim donanımı ve yazılımı, elektronik, eğitim sektörlerinde işletmeler kurdu, yönetti. Meslek odası ve sivil toplum kuruluşlarında yöneticilik yaptı. 2005’ten bu yana bazı büyük sanayi şirketleri de dâhil olmak üzere çeşitli kuruluşlarda iş kültürü, yönetim, yeniden yapılanma, kümelenme, girişimcilik, stratejik planlama, Endüstri 4.0 gibi konularda kurumsal danışman, iş ve işletme danışmanı ve eğitmen olarak hizmet sunuyor. Üniversitelerde kısmi zamanlı ders veriyor. Raylı Sistemler Kümelenmesi'nde küme koordinatörü olarak görev yaptı. Halen "bizobiz.net Danışmanlık ve Eğitim" firmasında proje koordinatörüdür. Kendini “business philosopher” olarak tanımlıyor. Düzenli olarak blogunda (http://www.bizobiz.net) yazıyor. Değişik konularda yayınlanmış kitapları var. Son çalışmalarından "Endüstri 4.0 Uygulama ve Dönüşüm Rehberi" Kasım 2018'de, “Endüstri 4.0 ve Akıllı İşletme” Eylül 2016’da (2018'de 2. baskı), “Endüstri 4.0 Ekstra” Mayıs 2017'de (2018'de 2. baskı), "Aşkın Anlamlar Kitabı" Eylül 2017'de, "Camı Kırık Şiirler Senfonisi (şiir)" 2019'da ve "Yaratıcı Problem Çözme Teknikleri" 2019'da Dorlion Yayınları arasında çıktı. Çeşitli gazete, dergi ve bloglarda yazıları yayınlanıyor. KİTAPLARINDAN BAZILARI: Gürcan Banger, "Yaratıcı Problem Çözme Teknikleri", Dorlion Yayınları, 2019, Ankara. Gürcan Banger, "Endüstri 4.0 Uygulama ve Dönüşüm Rehberi", Dorlion Yayınları, 2018. Gürcan Banger, “Endüstri 4.0 – Ekstra”, Dorlion Yayınları, 2. baskı, 2018, Ankara. Gürcan Banger, “Endüstri 4.0 ve Akıllı İşletme”, Dorlion Yayınları, 2. baskı, 2018, Ankara. Gürcan Banger, “Aşkın Anlamlar Kitabı”, Dorlion Yayınları, Eylül 2017, Ankara. Gürcan Banger, “Sivil Toplum Örgütleri İçin Yönetişim Rehberi”, STGM Yayınları, 2011, Ankara. Gürcan Banger, “Eskişehir'in Şifalı Sıcak Su Zenginliği”, Eskişehir Ticaret Odası Yayınları, 2002. Gürcan Banger, “Siyasal Kalite: Siyasal Kalite Yönetimi”, Bilim Teknik Yayınevi, 2000, İstanbul Gürcan Banger, “C/C++ ve Nesneye Yönelik Programlama”, Bilim Teknik Yayınevi, İstanbul Gürcan Banger, “Pascal: Borland / Turbo 4, 4.5, 5,5, 6,7 ve 7.01”, Bilim Teknik Yayınevi, 1999, İstanbul Gürcan Banger, “Siyasetin Mimarisi”, Ant Matbaacılık Yayıncılık, Haziran 1995, Eskişehir

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.