İş yerinde yöneticilerin katıldığı bir toplantıda gündeme önemli kabul edilen, ama o an için hemen karara bağlanamayacak bir konu gelir. Üst düzeyli yönetici toplantıdaki beyaz yakalılardan birisine döner ve “Hadi, şu konuyu bir çalış bakalım” der. Konunun önemsendiği ve araştırılmak üzere bir ilgiliye delege edildiği açıktır. Ama eksik olan, hangi sürede ne beklendiğidir. Bu konuda herhangi bir belirleme yapılmadan iş, toplantıdaki katılımcılardan birisinin sırtına yüklenmiştir. Sonuçta konuyu üstlenen kişi veya işi delege eden üst yönetici dâhil hiç kimse hangi tarihe hangi sonucun gelmesi gerektiğini bilmemektedir.
Bu durum pek çok işletmede zaman, enerji ve kaynak kaybına neden olan yanlışlardan birisidir. Çünkü üstlenici kişi konu hakkında kendi bildiğince pek çok kaynak harcayacak, ama muhtemelen sonuçta beklenen çıktının oluşmadığı yönünde bir kanaat oluşacaktır. Eğer işletmede, okulda, ofiste veya dernekte benzeri bir işi yüklenmeniz gerekiyorsa, beklentilerin ne olduğu konusunda netleştirici sorular sormalısınız. Eğer bir projeyi başkasına delege eden yönetici siz iseniz, bu durumda yetki, sorumluluk, kaynaklar, süre ve beklenen çıktılar konusunda ihtiyaç duyulan açıklamaları yapmalısınız.
Proje Yanlışları
Bir projenin başarıyla zamanında tamamlanması söz konusu olduğunda, yapılagelen başka yanlışlar da var. Örneğin projenin çıktısına doğrudan katkı yapmayan eylemlerle zaman kaybetmek bunlardan birisidir. Örneğin projenin ilerlemesini engelleyen sorunları gidermeye çalışmak sadece projenin mevcut durumunu korumasını sağlar. Eğer sorun kaynağı ortadan kaldırılmazsa, ilerleyen zamanda benzer sorun(lar) tekrar edecektir.
Proje bir iş-zaman planına göre ilerler. İyi hazırlanmış bir proje, ancak öngörülmesi zor değişikliklerden etkilenir. Öngörülmesi ve planlaması muhtemel risklerin dışarıda bırakılması ancak kötü planlama olarak isimlendirilebilir. İş planına bağlı olarak ilerleme zaman ve kaynak kullanımı açısından etkililik ve verimlilik sağlar.
Zaman kullanımı açısından bir başka proje yanlışı, faaliyetler için hatalı süre atamaları yapmaktır. Projelerde her faaliyet için ihtiyaç duyulan süreden daha fazlasının atanması gibi bir alışkanlık vardır. Sonuçta kâğıt üzerindeki toplam proje süresi, fiilen gerekli olan zaman diliminden çok daha uzundur. “Bunda ne gibi bir sorun var?” diyebilirsiniz. Proje yöneticisi planlanan zamanın filli ihtiyaçtan fazla olduğunu bildiği için her aşamayı geç başlatmayı alışkanlık haline getirir. Olabilecek ilk krizde durumu ise projenin gecikmeye uğramasına neden olur.
Doğru Yaklaşımlar
Bir proje söz konusu olduğunda, vazgeçilmez zorunluluk bir iş planı yapmaktır. Ama her proje çok kapsamlı olmayabilir, bu nedenle çok ayrıntılı planlama gerekmez. Fakat kesin olan nokta şu ki, projeyi zamanında tamamlama adına her faaliyet için bir başlangıç ve bitiş tarihi olmak zorundadır. Herhangi bir nedenle bu türden belirlemeler yoksa –ki projeyi delege edenin çıktılar ve zamanlama konusunda genel çerçeveyi çizmesi beklenir– bir zaman planının oluşmasını sağlamak gerekir.
Bir iş planı hazırlayabilmek, hiç kuşkusuz projeyle ilgili isterleri ve kaynakları bilmekle başlar. Doğru sorular sorulmadan başlanan proje süreci, yanlış çıktılarla sona erer. Elde sağlam veriler olması, işlerin doğru önceliklendirilmesine katkı yapar. Nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, asla ‘oraya’ varamazsınız.
Projede kaynakları ve zamanı etkili ve verimli kullanmak için şu sorulara da cevap bulmak önemlidir: Size kimlerin yardımcı olmasını bekliyorsunuz? Bu yardımı almanız mümkün mü? Ne türden bilgilere ihtiyacınız var? Bu bilgiler kimdedir? Riskler nelerdir? Yanlış gitmesi muhtemel olanlar nelerdir? Bunların üstesinden nasıl gelebilirsiniz? Proje hakkındaki düşünce ve izleniminiz nedir? Sizi rahtsız eden noktalar varsa bunlar nasıl giderilebilir? Bu sorulara sağlam cevaplar başarı için yolunuzu aydınlatacaktır.
İyimserim, İyimsersin, İyimseriz
İnsanlar piyango bileti aldıktan sonra büyük ikramiyenin kendilerine çıkabileceği konusunda inanışlarında artış oluyormuş. Bunun adı iyimserlik olmalı. Ama yaşadığımız tek tuhaflık bundan ibaret değil. Projelerin zamanında tamamlanmamasında etkili olan birincil neden hangisidir? İyimserlik… Her şeyin yolunda gideceğini, aksilikler ve beklenmeyen sorunlar oluşmayacağını düşünerek proje süresini olması gerekenden kısa tutmamıza neden olan iyimserlik… Hâlbuki darboğazlar, aksilikler ve sorunlar her sürecin olağan parçalarıdır. Önemli olan, bunları öngörmeyi başarabilmektir.
Bir projenin başlangıç tarihini öteleyen potansiyel engelleri veya değişikliğe neden olabilecek faktörleri önceden öngörebilmek önemlidir. Bu bağlamda proje takımı ile birlikte belli ve düzenli aralıklarla gidişatı ile sonraki adımları gözden geçirmek gerekir. Özellikle oluşabilecek darboğazlar ve sorunlar önceden görülebilirse, zamanında önlem alarak ve çözüm üreterek gecikmelerin önüne geçilebilir.
Eğer bir projeyi baştan sona yürütmeniz istenirse, sorunların en çoğunu ve en önemlilerini projenin başlangıç tarihinden önce sormanız gerektiğini bilmelisiniz. Bu sorulara alacağınız cevaplar projeyi daha iyi tanımanıza neden olacaktır. Aynı zamandan proje sonunda istenen çıktılar konusunda daha donanımlı hale geleceksiniz.
Proje bir faaliyetler toplamıdır. Bu faaliyetler için atanan süreler, sonuçta toplam proje süresini belirler. Faaliyetler ve proje için atanan süreler, yolunda gitmeyecek bazı işler olabileceğini dikkate almalıdır. Örneğin proje dış ortamda gerçekleştiriliyorsa, toplam süre içindeki meteorolojik durumun dikkate alınması gerekebilir. Döviz kuru üzerine yapılmış bazı varsayımlar beklenmedik ekonomik nedenler dolayısıyla bütçeyi etkileyen sonuçlar oluşturabilir. Hammadde tedarikçilerinde oluşan sıkıntılar nedeniyle imalat süreçleri ve bütçe tahminleri olumsuz gerçekleşebilir. Eğer gerekli risk ve kriz öngörüleri yapılır ve önlemler alınırsa, bu durumda projenin zamanında bitirilebileceğine dair iyimser olunabilir.
Başarı Şartları
Başarının ön şartlarından birincisi başarmaya inanmaktır. Bu nedenle bir proje işine başlandığında vazgeçilmez kural, sürecin başarı ile tamamlanması konusunda inanca sahip olmaktır. Proje ve faaliyetler için ulaşılabilir zaman hedefleri belirlenmeli ve iş-zaman planı gerçekçi olmalıdır. Proje sahibine iyimser sözler vermektense gerçekçi olmak gerekir.
Yönetmek üzere size verilen projenin istenen sürede bitemeyeceğine inanıyorsanız, bu durumu anlaşılır biçimde proje sahibine anlatmalısınız. Ama bununla yetinmeyip hangi şartlar altında projenin başarı ile biteceğini de belirtmek gerekir. İnsanlar –dolayısıyla iş sahipleri ve yöneticiler de– biteviye şikâyet eden ve karşı çıkan kişileri sevmezler. Problem yerine çözüm odaklı olabilen kişiler daha sempatik ve dikkate değer bulunur.
Projenin her aşaması (faaliyet veya süreç adımı) için yürüten, danışılan, bilgi verilen ve onaylayan kişi isimlerinin belirlenmesi gerekir. Acil yardım ihtiyacı durumunda kime başvurulacağı da belirlenmiş olmalıdır. Hiç kuşkusuz; bu isimlerin proje için zaman ayırmaya niyetli olmaları da önemlidir.
Benzer projelerde geçmişte yapılan yanlışlar, sonrakiler için değerli dersler taşırlar. Geçmiş deneyim, gelecekte olabilecekler konusunda bize (ilgili kurumun kültüründen kaynaklanan) önemli ipuçları sağlar. Bunlar hakkında bilgili olmak, aynı yanlışlara tekrar düşmemek konusunda yardımcı olur.
Hemen Başlamalı mıyım?
Bir Japon atasözü “Eylemsiz plan bir hayaldir; plansız eylem ise kâbustur” der. Elimizde bir proje planı olduğunda hemen işe koyulmanın heyecanını yaşarız. Elimizde bir projenin ya da bir iş planının var olması işe koyulmak için her şeye sahip olduğumuz anlamına gelir mi? Böyle bir planın veya projenin yürütülmesi görevi size delege edildiğinde dikkate almanız gereken konular olabilir mi? (Plan veya proje dediğimizde, bunun iş yerinde başarılması gereken bir görev olması şart değildir. Bir sınavın geçilmesi için çalışma süreci, bir diyet programı ya da kişisel gelişim ile ilgili bir faaliyetler bütünü de bu kapsamda düşünülebilir.)
Sorular
Öncelikle kendinize şunları sorabilir ve cevaplayabilirsiniz: Bu iş için periyodik olarak (örneğin her gün) ne kadar zaman ayırabilirim? Bu çalışma için günün hangi saatlerini ya da haftanın hangi günlerini tahsis edebilirim? Yoğunlaşmış çalışma genelde daha iyi sonuç verdiğinden, örneğin günü bölmemek için sabah saatlerini veya öğle sonrası dilimini blok olarak ayırmak verimli olabilir. İnsanlar kendi biyolojik saatlerine bağlı olarak günün farklı dilimlerinde daha verimli çalışmalar yaparlar. Bu nedenle kendi biyolojik saat farkındalığı olan kişi kendi zamanını uygun biçimde tahsis edebilir, ajandasını düzenleyebilir.
Yukarıda özetlediğim gibi bir ön hazırlık, aynı zamanda projenin yürütülmesi konusunda bir iş-zaman planı yapılabilmesini sağlar. Bu çerçevede kişisel ajandanın oluşması, gün içindeki diğer görev ve eylemlerin bu durum dikkate alınarak zamanlanması mümkün olacaktır.
İlerlemeyi Ölçmek
İş yaşamının önemli mottolarından bir diğeri “Ölçmezseniz yönetemezsiniz” şeklindedir. Bunu bir proje veya iş planını düşünerek “Ölçmezseniz yürütemezsiniz” biçiminde de söyleyebiliriz. Proje veya planla ilgili yukarıda anlattığım günlük ve haftalık ajanda düzenlendiğinde, aynı zamanda her gün ve her hafta ne kadar yol alındığının ölçülmesi beklenir. Böylece plan-proje hedefi ile gerçekleşmiş olanın karşılaştırılması mümkün olur. Ortaya çıkan sonuca göre kişisel ajandanın tekrar düzenlenmesi yapılabilir. Örneğin haftalık ölçüm sonrasında hedefin başarılamamış olması moral bozmak için bir vesile haline getirilmemelidir; yapılacak iş, yolunda gitmeyeni düzeltecek önlemler almaktır. Projede veya iş planında faaliyetler için fazladan zaman koymamızın nedeni bu gibi sorunlar karşısında ek önlemler alabilmek içindir.
Bir konuyu açık biçimde saptamak uygun olur. Bir plan, proje veya faaliyet varsa, bu işle ilgili süreçte sorunların ve darboğazların olması yaşamın olağan unsurudur. Önemli olan, önce bu olağanlığı kabul etmek ve oluşabilecek sorunlar karşısında önlemleri alabilmektir. Muhtemel riskler konusunda ne denli önlem alınırsa alınsın, her zaman için beklenmeyen durumlar ortaya çıkabilir. Bunun önlemi, proje veya planı oluşturan ve gecikme yaşayabilecek faaliyetler için uygun ek zaman atanmasıdır.
Başarıyı Ödüllendirmek
Kişisel veya sosyal yaşamda başarılı performansın ödüllendirilmesi, yapılan işe ilişkin motivasyonu yükseltici etki yapar. Bu gerçeği bir projenin faaliyetlerinin yürütülmesi konusunda da geçerli kabul edebiliriz.
Proje-plan toplam sürecini oluşturan her faaliyet için toplamdaki ağırlığını dikkate alarak bir ödül tahsis edilebilir. Çoğu zaman sanıldığı gibi ödülün parasal olması gerekmez. Önemli olan, ödül mekanizmasının proje-plan yürütücüsünün veya katılımcısının kişisel yaşamında bir kalite artışına katkı yapmasıdır. Olması gereken, bu ödülün zaten olabilenden farklı bir şey olması, bir farklılık özü içermesidir.
Gürcan Banger