Özel şartları bir yana koyarsak; yaşadığımız iş dünyası kuralları olağan durumda her türlü stoktan uzak durmamızı gerektiriyor. Bu konuda müşterinin beklentilerinin hızlı değişmesinden verimlilik ve kârlılığa kadar çok sayıda neden sıralayabiliriz. Bazı işlerde sürecin gereği olarak hammadde veya ürün olarak minimum stok miktarını bulundurmak gerekebilir. Ama günümüzün işletme felsefesinin temel ilkelerinden biri sıfır stok yaklaşımıdır. Gerçekten stok tutmanın ‘öne sürülen’ gerekçeleri doğru iş kültürü açısından irdelendiğinde pek çoğunun yanlış temellere dayandırıldığını ya da eskimiş yaklaşımlardan kaynak bulduğunu görebiliriz.
Kayıt Sistemi Sorunları
İşletmelerde edindiğim deneyim aşırı stok oluşumunun nedenleri arasında sağlam işleyen bir kayıt sisteminin olmadığını gösteriyor. Pek çok işletme ne hammadde ne de ürün stoklarının doğru bilgisine sahip değil.
Hammadde stoklarını tam olarak bilemedikleri için biteviye alım yapmak zorunda kalıyorlar. Diğer uç durumda ise stokta olduğunu varsaydıkları malzemenin bulunmadığını kavradıklarında tedarik sorunları ile karşılaşıyorlar. Aşırı ürün stokları ise işletmenin sermayesinin depoda beklemesine neden oluyor. Böylece işletme sermayesi verimsiz kullanılmış olurken daha fazla borçlanma ihtiyacı doğuyor, finansman gideri artıyor.
Stoktan bilgisizliğinden kaynaklanan sorunların ortadan kaldırılması için işletme süreçlerinin iyi tanımlanması, ürün reçetelerinin hazırlanması, işletmeye yalın üretim anlayışının yerleştirilmesi, hammadde ve ürün depolarına giriş ve çıkışın kayıt ve denetim altına alınması gerekiyor. Bu konuda hazırlanmış ve uygulamaya alınmış kurumsal kaynak planlaması (KKP, ERP) bilgisayar yazılımlarının iyi sonuçlar verdiğini biliyoruz.
Malzeme Temini
Bazı hammaddelerin tedarikinde sorunlar yaşanabilir. Örneğin kimi malzemeler zamanında sipariş edilmezse sağlanmasında miktar veya fiyat yönünden sorunlar yaşanabilir. Kimi hammaddelerde ise belirsizlikler yaşanabilmektedir. Benzeri durumlarda işletmeler hammadde stoku yapma eğilimi içine girerler.
Hammadde deposu işletmenin banka hesabı gibidir. Örneğin sermayeniz ya banka hesabınızda durur ya da paranızı hammadde stokunuza bağlarsınız. Konunun anlaşılması açısından şöyle basit bir karşılaştırma yapabiliriz. Eğer hammaddeyi stokta tutmayı tercih ediyorsanız bu durumda (diğer kriterler bir yana) stok yaparak finansal olarak bankadan elde edeceğiniz faizden daha fazlasını kazandığınızı kendinize kanıtlamak zorundasınız.
Aşırı miktarda hammadde stoku tutmayı önlemenin yolu üretim reçetelerini oluşturmak ve depoda oluşan giriş ve çıkışı yakından izlemektir. Periyodik olarak yapılacak hammadde tedariki ve ürün satışı karşılaştırmaları işletmenin ne süre içinde ne kadar hammaddeye ihtiyaç duyduğu konusunda sizi bilgilendirecektir.
Talebin Karşılanması
İşletmenin satış birimi genelde ‘kolayca’ bir tavır içindedir. Satışlarını işletmenin elindeki stok durumundan ve üretim planından bağımsız yapmayı tercih ederler. İstekleri karşılanmadığında ise daha fazla ürün stoku bulundurulmadığından şikâyet ederler. Çoğu zaman satışçıların bu şikâyetleri işletmenin daha fazla ürün stoku yapmasına neden olur.
Eğer bir işletme ürünlerin stokta durma sürelerini takip etmiyorsa depoda bekletilen ürünler sermayenin verimliliğinin azalmasına ve kaybına neden olurlar. Böyle bir sonuca yol açmamak için satışçıları ürün stokları konusunda düzenli olarak bilgilendirmek gerekir. Eğer stokta uzun sayılabilecek bir süre beklediği halde talep oluşmayan ürünler varsa bunlarla ilgili satışa yönelik stok azaltma politikaları geliştirilebilir.
Tedarik Zinciri
Aşırı stok sorunları tedarik zincirinin farklı halkalarından kaynaklanabilir. Örneğin tedarikçilerin düzenli işleyen ve müşterisine değer veren bir iş modeli yoksa böyle bir durumda üreticiler mağdur olurlar. Bu da onları stok miktarını yükseltmeye zorlar. Özetle; sipariş taahhütlerine uymayan tedarikçiler güvenlik nedeniyle üretici ve satıcı işletmelerin stoklarını normalin üzerinde artırmalarına neden olur.
Tedarikçi kökenli stok sorunlarının ortadan kaldırılması tedarik sürecinin daha kaliteli hale getirilmesi ihtiyacını doğurur. Bunun yollarından biri tedarik için birden daha fazla sayıda tedarikçi ile çalışmaktır. Buna ek olarak tedarikçi performanslarının izlenmesi ve uygun (onaylı) tedarikçi listelerinin oluşturulması yararlı olur.
Kalite Sorunları
İşletmelerde gözlediğim aşırı ürün stoku nedenlerinden birinin kalitesizlik olduğunu söyleyebiliriz. Üretim hatlarındaki çeşitli sorunlar nedeniyle işletmeler hatalı veya bozuk mallar üretebilmektedir. Örneğin 100 birim mal üretmesi gereken bir işletme ürünlerin belli bir yüzdesi bozuk çıkabildiği için 100’ün üzerinde imalat yapmayı tercih etmektedir. Fazla üretilen ürünler ise ürün stokunun şişmesine neden olmaktadır. Parti artığı bu ürünler genelde satılamayacak miktarlarda (parti büyüklüklerinde) olduğu için çoğu zaman stokta beklemeye mahkûm olmaktadır. Pek çok üretim işletmesinden imal edilmiş ama müşterisi olmayan bu tür ürün yığınlarını görmek mümkündür.
Bu nedenle kaynaklanan stok sorunlarını aşmanın yolu iş süreçlerini kaliteli hale getirmektir. Süreçler baştan aşağı denetlenerek hata, israf ve atık noktaları tespit edilecek, oralarda iyileştirmeler yapılacaktır. Özetlersek; pek çok kalite sorununun arka planında kalitesizlik yer alır. Kalite artışı çoğu durumda stok sorunlarını da çözer.
Hatalı Parti Büyüklüğü
Kalitesizlik sorununa benzer bir diğer konu hatalı parti büyüklüğüdür. Hammadde ve yarı mamulü her zaman istenen büyüklüklerde satın alabilmek mümkün değildir. Fiyat veya lojistik gibi nedenler pek çok durumda işletmeler ihtiyaçları olandan daha fazla hammadde veya ara ürünü satın almak durumunda kalırlar. Böyle bir durumda da kullanılmayan kısım stoka konulmak zorunda kalınır.
Böyle bir durumda çözüm yolu satın alma süreçlerinde işbirliği aramaktır. Ortak satın alma yaklaşımları bu tür hatalı parti büyüklüklerini engellemek için bir yol olabilir. Bir diğer seçenek ise daha uygun parti büyüklüklerde mal alınabilecek tedarikçileri arayıp bulmaktır.
Talepten Kaynaklanan Sorunlar
Bazı işletmelerin yer aldığı sektörlerde talep düzensizlik gösterir. Bu tür iş ortamlarında talepte aşırı yükselmeler ve düşüler yaşanabilmektedir. İşletmeler (özellikle satış ve pazarlama birimleri) talebi eksiksiz karşılamak için büyük stoklar yapmayı tercih ederler.
Talebin yapısı izlendiğinde ve değerlendirildiğinde gözlenen sorun kaynakları arasında talebin aşırı ‘iyimser’ tahmin edilmesi ve işletmenin satış ve pazarlama fonksiyonlarının işlememesi görülür. Bunlara işletmenin yaşadığı kanal (dağıtım) yönetimi sorunları da eklenebilir. Talepten kaynaklanan sorunları çözmenin en önemli adımı talep yapısını iyi analiz etmek ve talebi etkileyen unsurları ortaya çıkararak doğru tahmin modelleri geliştirmektir.
Kötü Yerleşim ve Yönetimsizlik
Atölyelerin bulunduğu küçük sanayi yerleşkesinden organize sanayi bölgesine taşınan bir iş sahibinin deneyimi ilginç bir örnektir. Eski yerleşimde birden fazla küçük dükkâna dağılmış anda iş görmektelermiş. Yeni yere taşınırken tüm dükkânları boşaltmışlar, dolayısıyla imalat için kullanılan teçhizat yanında tüm hammadde ve ürünleri de elden geçirmek durumunda olmuşlar. İş sahibi taşınma olayının sonucunu şöyle özetlemişti: “Elimizde bu kadar çok malın olduğunu şaşkınlıkla öğrendim. Depoda var olduğu halde pek çok hammaddeyi yeniden almışız. Elimizdeki ürünlerin farkına bile varmamışız.”
Yukarıda özetlediğim durumu pek çok işletmenin yaşadığını gözlemlerimle biliyorum. Bu durum, sadece daha önce sözünü ettiğim kayıt tutma zafiyetinden kaynaklanmıyor. Bu örnekte (ve daha pek çoğunda) karşılaştığımız durum bir dağınık, düzensiz ve plansız stok–depo yerleşimine işaret ediyor. Gerçekten kötü hammadde ve ürün depolaması bir yandan kayıpları artırırken diğer yandan aranan malın bulunmasını zorlaştırır, zaman ve insan emeği kaybına neden olur. Gene bu düzensizliğe bağlı olarak işletme içindeki gereksiz hareketler ve taşıma işlemleri artar. İşletmede israf, fire ve atık oranı yükselerek verimsizliğe ve değer kaybına neden olur.
Çözüm, yer ve yerleşim sorunları nedeniyle çok basit olmasa bile ilkesel düzeyde oldukça kolaydır. Bir şeyi depoya koyduğunda aynı anda onu tekrar nasıl bulabileceğini ve en az kayıpla nasıl geri kazanabileceğini düşünmek gerekir. Kötü depolama ve stok yerleşim sorununu aşmanın yolu hammadde veya ürünleri kullanım noktaları yakın ve taşıma işlemini enazlayacak biçimde yerleştirmektir.
Bu konuya bağlı olarak yaşanan stok sorunlarının bir diğeri işletmelerin stok yönetimi ve depo yönetimi gibi iş fonksiyonlarının yeterince farkında olmamalarından kaynaklanıyor. Stoklardan şikâyet eden işletme yönetimleri bu sorunun kaynağında depoya giriş ve çıkışların düzenli izlenmemesi, bu konudan sorumlu bir görevlendirmenin ve bilgisayar ortamının bulunmayışı olduğunu fark etmiyorlar.
Kurumsal Kaynak Planlaması
Aşırı stok sorunundan kurtulmanın yolu, sadece stok ve depo yönetimi gibi bağımsız bir unsuru yaşama geçirmekle çözülmeyebilir. Aşırı stok konusu işletmenin tamamını ilgilendiren bir konudur. Bu nedenle sorunun çözümüne bir sistem bütünlüğü içinde bakılması uygun olur. Çünkü aşırı stok sorununun kökleri pazarlama biriminden satış sonrası hizmetlere kadar herhangi bir noktada (ya da tedarik zincirinin birden fazla sayıda noktasında) bulunabilir.
İşletmeyi parçaları birbirine eklemlenmiş bir bütün olarak işletmenin araçlarından biri kurumsal kaynak planlamasıdır (KKP, ERP). Günümüzde bunu gerçekleştirmek üzere bilgisayar ortamında gerçekleştirilmiş KKP yazılımlarından yararlanılıyor. Hiç kuşkusuz; bilgisayar ve yazılım sistemlerine ‘çuval dolusu’ para dökmek işi çözmüyor. Gerekli donanım ve yazılımı edinmek kadar önemli olan bir diğer konu KKP sistemini uygulayıp işler hale getirmektir. Bu sürecin de işletmenin tamamını içine alacak biçimde planlanması ve uygulanması gerekiyor.
Kısa Teslim Süresi
Günümüzün müşteri profili mal ve hizmetleri ‘hemen şimdi’ istiyor. Bu nedenle daha kısa teslim süreleri veren ve tam zamanında teslim yükümlülüklerini yerine getiren işletmeler daha başarılı oluyorlar. Bunu başaramayanların ise pazar payı ve katma değer kaybediyorlar.
Satışçılar daha kısa teslim süresi sorununa ‘daha çok stok’ olarak bakarlar. Burada bir ikilem var gibi görünür. Hâlbuki işletmeler yalın üretim, esnek üretim, tam zamanında üretim gibi metodolojileri uygulayarak aşırı stok yerine daha verimli yollarla teslimat sıkıntılarını aşabilirler. Bu, kolay değildir. Eğitim ve danışmanlık hizmetleri alınmasını ve bu konuya kaynak ayrılmasını gerektirir. Ama günümüz iş dünyasında eski kolaycı yöntemlerin yeri yok. Sorunları kökten ve bir seferde çözmek zorundayız.
Satış ve Pazarlama
Aşırı büyük stokların bazı basit ve kolay nedenlerini bir çırpıda söylemek mümkün… Örneğin işletmenin ürün ve hizmetleri ile müşterinin ihtiyaç ve beklentilerinin uyuşmaması durumunda satılamayan ürünler ‘dağlar gibi’ stok seviyeleri oluşturur. Bu durumda pazar araştırması, ürün geliştirme, tasarım ve pazarlama planı gibi konularda sorunlar olduğunu düşünebiliriz.
Stok sorununun bir başka basit nedeni satış ve pazarlama fonksiyonlarının iyi işlememesi olabilir. Örneğin zayıflıkları ve eksiklikleri olan bir satış ekibi firma stoklarının büyümesinin muhtemel sanıkları arasındadır. Diğer yandan işletmenin geleceğe hazırlık birimi olan pazarlamanın yetersizlikleri de stokların beklenen hızda erimesinin önünde engeller oluşturur. Hiç kuşkusuz; satış ve pazarlama kaynaklı stok sorunları işletme sahibi ve üst yöneticilerine bu ekiplerin neden başarısız olduğu yönünde sorular yöneltmelidir.
Maliyet Muhasebesi Kurnazlıkları
İş kültüründe başabaş noktası adı verilen bir teknikten söz edildiğini duymuşsunuzdur. Başabaş noktası işletmenin gelirleri ile giderlerinin birbirine eşit olduğu noktadır. Özellikle kuruluş aşamasında önemli bir teknik araç olan başabaş noktası analizi sayesinde başabaş noktasının altında kalınan durumlarda yatırımın kârsız olduğunu anlarız. Bu noktanın üstüne çıkıldıkça daha kârlı ve verimli bir üretim düzeyine (miktarına) ulaşılır. Başabaş noktası üretim miktarını belirleyen unsurlardan biri işletme için yapılan sabit sermaye, yanı yatırım sermayesidir. Üretim arttıkça sabit yatırım giderek daha verimli hale gelir.
Benzer biçimde ürünün birim maliyeti sabit ve değişken kısımlardan oluşur. Birim maliyeti düşürmenin yollarından biri sabit masrafların birim maliyete katkısını azaltmak için daha fazla üretmektir. Üretim arttıkça birim maliyet içindeki sabit giderlerin oranı azalır; böylece işletme daha verimli hale gelir.
Maliyet muhasebesi kayıtlarında birim maliyeti düşük göstermek için daha fazla üretmek yaklaşımı son derece tehlikelidir. Yukarıda özetlediğim görünüm, konuyu ‘stoğa üretim’ saplantısına götürüyorsa sonucun ‘dağlar gibi’ stok olması hiç de şaşırtıcı olmaz. Böyle bir politikanın hatası işletmenin katma değer elde etme girişimine üretim noktasından bakmaktan kaynaklanır.
O zaman nasıl bakmak gerekir? Bir ekonomik işletme, gelir ve katma değer elde etmek zorundadır. Bunu yapmanın yolu, satış ve pazarlama faaliyetlerini dikkate almadan daha fazla üretmek olamaz. Bu nedenle işletmenin odak noktası satış ve özellikle pazarlama fonksiyonlarıdır. Satılmayacak malın üretilmesi, ancak aşırı stokların oluşmasına neden olur.
Bitirirken
Dile getirdiğim ‘dağlar gibi’ stok sorunu kökten çözmenin yollarından biri işletmeye yalın üretim felsefesini özümsetmektir. Bu felsefeye göre; bir üretim ortamında (değer zincirinde) birkaç türlü süreç bulunur. Bunların bazıları doğrudan değerin oluşmasına katkı yaparlar. Kimi süreçler ise değere katkıda bulunmamakla birlikte işletmede onların bulunması ve korunması gerekir. Bazı süreçler olabilir ki, bunların değer üretimine hiçbir katkısı bulunmadığı gibi; bu süreçler israf, fire, atık veya ıskarta üretirler. Bu süreçlerin hızla ve acilen yok edilmesi şarttır.
Yalın üretim anlayışında temel amaçlardan biri, israf, fire ve atık kaynaklarının ve nedenlerinin ortadan kaldırılmasıdır. Çünkü israf ve benzerleri, ürüne değer katmayan unsurlardır. Yalın Üretim Sistemi’ni geliştiren uzmanlar, israf ve benzerlerinin yedi ana kalemden oluştuğunu ifade etmişler: Aşırı üretim, beklemeler, taşımalar, aşırı ve/veya tekrar işlemeler, aşırı stoklar, ihtiyaç duyulmayan hareketler ve hatalı / arızalı ürünler…
İsrafın, firenin ve atığın yok edilmesi yanında yalın üretim felsefesi, (yukarıda kısaca değinilen) sürekli gelişim (iyileştirme), sıfır hata, tam zamanında üretim, çok fonksiyonlu takımlar (çalışma grupları), merkezi olmayan sorumluluklar, yatay ve dikey bilgi sistemi ile liderlik gibi konuları da öne çıkarır.
Gürcan Banger