Teknoloji Projesi Neden Başarılı Olmaz?

Pek çok üretim işletmesinde deponun bir köşesinde atıl halde duran makine teçhizatı görebiliriz. Kapasite artırmak veya teknolojiyi geliştirmek amacıyla yapılmış yatırım, donanım sağlıklı işletilemediği için çöpe atılmış gibidir. Beklenen sonucu yaratmamış, başarısız üretim hatlarına ilişkin sayısız hikâye duyabilirsiniz. Bunlar medyada yer almasa da fısıltı gazetesi başarısızlık öykülerini hızla yaygınlaştırır. İyileştirme ve geliştirme adına yapılan başarısız yatırımlar arasında bilişim-iletişim teknolojisi ise seçkin bir yere sahiptir. Pek çok teknolojik donanım ve yazılım, istenen verimi sağlamadan eskiyip çöpe gitmiştir. Verimsiz ve başarısız teknolojik yatırımlar arasında yazılım ilk sıralarda yer alır. Yazılım tarihinin uzunca bir süresi içinde, geliştirilen toplam yazılımların ancak yüzde 5’i, herhangi bir değişikliğe ve düzeltmeye ihtiyaç duymadan işleyebildi.

Teknolojik Çevre ve İşletme

21’inci yüzyılın ilk on yılı sonunda ileri teknoloji endüstrisi 10 triyon dolarlık bir meblağa ulaştı. Bunun yüzde 25’ini yazlım oluşturuyor. Bilişim yükselmeye başladığı yıllarda toplam harcamalar arasında yazılım ciddi bir oran oluşturmuyordu; artık yazılım lehinde hızlı bir gelişim var.  Boynuz kulağı geçecek gibi duruyor.

Gelişmenin içsel yapısı ne olursa olsun, kesin olan bir durum var ki, bilişim teknolojilerine yapılan harcamalar –dolayısıyla bilişim pazarı– büyümeye devam edecek. Özellikle ekonomik işletmeler (şirketler) açısından dikkate alınması gereken bazı yükselen gerçekler var. Bunlardan birincisi; bilişimle ilgili yatırımların toplam sahip olma maliyetini düşük tutmak olmalı. Yatırımın sadece ödenen sabit meblağ olmadığının, bunun işletilmesi, bakımı, sistemden sorumlu insan kaynağının varlığı gerektiğinin bilincinde ve bütçelemesinde olmak gerekiyor. İkincisi; bilişim teknolojisi (BT) yatırımını işletmenin değer zincirine eklemlemek ve işletmede yaratılan değeri artırmasını sağlamak zorunluluğu var. BT yatırımının destek hizmet ve süreçlerinin bir parçası olarak algılandığı iş kültürü dönemi çoktan geçti. Üçüncüsü; işletmeye yapılan her yatırımda söz konusu olduğu üzere BT’ye yapılan harcamaların da şirket ve hissedar değerini yükseltmesi, orta ve uzun vadede şirketin finansal hesaplarına olumlu yansımalar yapması beklenir.

Tarihte geriye giderek 20’inci yüzyılın geleneksel işletmesine göz attığımızda gördüğümüz manzara oldukça sadedir. İşler kâğıt ve kalem dışında daktilo, mekanik (kollu) hesap makinesi ve çok gelişmemiş telefon iletişimi ile yapılırdı. Pek çok işletmede teleks cihazının girişi büyük bir değişim olarak algılanmıştı. O dönemin işletmesinde iş araçlarının yönetimi insan kaynağı ve hesap gerektirecek ölçüde bir bütçe kalemi değildi. Günümüzde ise BT işleri konuyla ilgili yönetici ve çalışanları zorunlu kılıyor. Artık BT konusu, işletmenin stratejik konuları arasındadır. Dolayısıyla BT yöneticisi de vizyoner olmayı gerektiren önemli bir pozisyona sahiptir.

Yeni BT Görevleri

Yukarıda bir işletmenin BT yatırımları konusunda göz önünde bulundurması gereken üç önemli konuyu özetlemiştim. BT yöneticisi, bunlara ek olarak başka önemli görevlerin de başarılmasını sağlamak zorundadır. Günümüz iş ortamı giderek daha karmaşık ve çok faktörlü hale geliyor. Yeni BT unsurları ise bilgi ve deneyim yükünün ağırlaşmasını ve çeşitlenmesini sağlıyor. Küresel Çağ’ın işletmesindeki BT yöneticisi, giderek artan çeşitlenmeye karşılık BT’yi kullanan kurumsal süreçlerin yalınlaşmasını, sağlıklı ve hızlı işlemesini sağlamak zorundadır. Yeni müşteri ve pazar yapısı –dolayısıyla buna bağlı olarak çağdaş iş modelleri hızlı, çevik ve tam zamanında olmayı gerektiriyor. BT’nin devreyi girmesi gereken yerlerden birisi budur. BT altyapısı, gerçek zamanlı bir işletme yaratılmasında anahtar rol oynayacaktır.

20’nci yüzyılın ikinci yarısının ilk anahtar iş kavramı kalite idi. Ardından bunu yalınlık ve verimlilik izledi. Daha sonra hızlılık ve çeviklik eklendi. Yeni çağın BT yatırımlarının hedefi, bu saydığım kriterlerin tümünün birlikte sağlanmasıdır. BT; kaynakların daha iyi yönetilmesine ve ek bütçeye ihtiyaç olmaksızın daha az kaynakla daha çok iş yapılmasına imkân yaratmak zorundadır.

İş-İşletme Kültürü

Bilişim teknolojileri ile ilgili konular başta olmak üzere teknoloji yatırımlarımdan veya kurumsal değişikliklerinden sorumlu olan yöneticilerin bu alandaki görevleri giderek zorlaşıyor. Bu durumun ilk nedenleri arasında teknolojilerin geçmişe oranla çok daha yüksek hızda yenileniyor ve pazara giriyor olmasını gösterebiliriz. Bir yandan ürün sayı ve çeşitliliği artarken diğer yandan biteviye yeni firma ve markalar büyüyen pazarda yer buluyor. Benzer ürünleri piyasaya arz eden üreticilerin söylemleri kullanım çeşitliliği, kolaylıklar ve kalite içermesine rağmen bunlar arasından doğru seçimi yapabilmek için kıyaslama gerçekleştirmek giderek zorlaşıyor. Çok sayıda ve belirsizlikler içerebilen seçenekler yanlış yapma ihtimalini artırıyor.

İş kültürü giderek daha fazla müşteri odaklı olmakla birlikte hâlâ satıcılar müşterilerin ihtiyaç ve isteklerini dinlemekte ve anlamakta çok başarılı değiller. Çoğu zaman satışı başarmak adına görüşmeler sırasında verilen yükümlülük sözleri kolayca ihmal edilebiliyor. Bu tür durumlara karşı teknoloji seçimi amaçlı danışmanlık hizmeti kullanmayı tercih eden firmaların da her zaman iyi sonuçlar elde ettiklerini söyleyemeyiz.

Bir de konunun kurumsal kültür boyutu var. Teknoloji seçimi yapanlarla yönetim veya finanstan sorumlu olanlar arasındaki yatırım konulu çekişme asla bitmez. Performans kriterlerini yeterince değerlendirmeden üst düzey yöneticiler ve finans sorumluları teknik seçicileri eleştirirler. İddialar genellikle beklentilerin karşılanmadığı, yetersiz sonuçlara karşın çok fazla harcama yapıldığı ve tedarikçi tarafından söz verilen yükümlülüklerin yerine getirilmediği üzerine kurgulanır.

Teknolojik Performans

Teknolojinin yaşam eğrisi, pazarda yer alan bir ürününkine benzer. Yeni teknolojiler çoğu zaman teknolojik yenilenmede öncülük rolü oynayan firmalar tarafından benimsenir. Buna karşılık yaşam eğrisi dikkate alındığında çok yeni teknolojinin başarılı olma ihtimali düşük sayılır. Buna karşılık bir teknoloji deneyimi oluşur. Söz konusu teknoloji piyasada var olmaya devam edip geliştikçe performans yükselir ve başarı ihtimali artar.

Teknoloji edinme tarihi bir başka gerçeği daha ortaya koyar. Firma büyüdükçe yatırım yapılacak teknoloji projesi de büyür. Proje tercihi, firma büyüklüğüne eşlenir. İstatistikler, firma-proje ölçeği büyüdükçe başarı ihtimalinin düştüğünü gösteriyor.

Teknolojik performans konusu iş kültürü zenginliği ile yakından ilgilidir. İş kültürü yetkinliği sorunları yaşayan bir firmanın teknolojik performans alanında da çok başarılı olması beklenmez. Pek çok başarısız teknoloji projesinin arka planında ihtiyaç ve isterlerin doğru tespit edilmemesi yatar. Doğru sorular olmadığında doğru cevapları oluşturmak da mümkün olmaz. Teknolojiden beklenenler nelerdir? Teknoloji ihtiyaç ve isterleri ne şekilde yerine getirecektir?

Sorun, Çözüm ve Yeni Sorun

Sosyal ve kişisel yaşam kronolojimizin bize verdiği çok açık bir ders var. Önce sorunları yaratıyoruz. Çoğu zaman bu sorunların ciddi bir oranını yeni çözümler bulmak adına üretiyoruz. Sorun ortaya çıktıktan sonra bunu gidermek veya arkasındaki nedenleri ortadan kaldırmak için yeni çözümler arıyoruz. Genel anlamda yaşamdaki hızlanma, sayısal artış ve çeşitlenmeyi dikkate aldığımızda, sorun ve çözüm sayılarının da üstel biçimde çoğaldığını görebiliriz. Sorundaki karmaşıklık düzeyi arttıkça, doğa olarak gelecekte üretmemiz gereken çözümlerin nitelikleri de karmaşıklaşıyor.

“Neden başarısız?” sorusunun cevaplarını aramaya geçmeden bir noktayı daha açıklığa kavuşturmak lazım. Başarısızlık nedir? Bu sorunun cevabı işletmede bulunulan pozisyona göre değişebilir. Kesin olan şu ki, iş sahibi ve üst düzey yönetici için teknolojik başarısızlık, yapılan yatırıma rağmen ihtiyaçların karşılanmadığı kanaatidir.

Başarısızlık Nedenleri

İş ve teknoloji medyası da en az günlük yaşam magazinleri kadar dedikodu haberlerini sever. Ama başarısızlık haberlerinin ana yayılım ortamı kulaktan kulağa fısıltı medyasıdır. Çoğu zaman dedikodular gerçek nedenlerinden uzak biçimde yayılır. Eğer söz konusu olan geçmiş deneyimden ders almak ise bu hikâyelerin arkasındaki başarısızlık nedenlerini ayırt etmek ve doğru anlamak gerekir. Teknoloji projesi neden başarısız olur?

Gözlenen nedenler arasında ihtiyaç ve isterlerin doğru tespit edilememesi ‘seçkin’ bir yer tutar. Sağlam bir ihtiyaç analizi yapıl(a)mamış, yönetici ve kullanıcı ihtiyaçları doğru saptanmamıştır. Pek çok durumda sorun başka bir ‘şey’, teknoloji projesi ile elde edilebilecek olan başka ‘şey’dir.

Sık rastlanan bir durum ise şöyledir. Başlangıçta eksik belirlenen ihtiyaç ve isterlere dayalı bir teknolojik çözüme karar verilmiştir. Projenin geliştirilme ve uygulanma sürecinde ise gelişen farkındalık ve bilgilenme nedeniyle sorun(lar) daha farklı algılanmış ve projeden beklentiler değişmiştir. Dolayısıyla önceden belirlenen bir çözümle sonradan ortaya çıkan sorunun çözümü mümkün değildir.

Eğer bir teknoloji projesi işletmedeki görece çok sayıda birim ve çalışanı etkileyecek ölçekte ise bu durumda etkilenen paydaşların sorunun ve çözümün saptanmasındaki katkıları önemlidir. Geliştirme ve uygulama sürecine gerekli katılım sağlanmazsa, projenin başarıya ulaşma ihtimali düşer. Yönetim tarafından yapılan en ciddi yanlışlardan birisi, teknolojik değişimin sadece bir donanım değişimi olarak anlaşılmasıdır. Hâlbuki bir işletme her durumda bir insan-makine etkileşimli sistemdir. Gene aynı bağlamda olmak üzere kurumsal iletişim performansı teknolojik proje başarısı üzerine –kimi zaman görünmez olsa da– yüksek oranda etki yapar. Kurumsal iletişim zafiyeti proje başarısızlığının nedenlerini hazırlayan unsurlardan birisidir.

Bir projeden söz ediyorsak, çok doğal olarak finansman, maliyetler, iş planı ve bütçeyi gündem yapmamız gerekir. Bir plan ve bütçeye bağlı olarak yola çıkılmayan teknolojik proje ancak ‘şans eseri’ başarılı olabilir. Pek çok proje yanlış maliyet ve zamanlama öngörüleri nedeniyle başarısız olur. Proje iş planının hazırlanmasında gerekli ve yeterli ön araştırma yapılmazsa, süreç içinde çok sayıda öngörülmemiş ek harcama ve kaynak ihtiyacı ortaya çıkar. Proje geliştirme ve uygulamaya alma sürecinin herhangi bir dönemindeki finansman yetersizliklerini sıkça gözlenen başarısızlık nedenleri arasında sayabiliriz.

Diğer yandan projenin başarısı sadece finans ve bütçe konularından ibaret değildir. Yukarıda değindiğim gibi bir işletme insan-makine arayüzlerinden oluşur. Bu nedenle söz konusu teknolojik proje için gerekli olacak insan kaynağının, beceri ve yeteneklerin işletmede bulunması birinci derecede önemlidir. İş ortamlarında sistemi kullanacak insan kaynağı bulunamadığı için atıl halde duran teknolojik donanım veya yazılım örneklerini görmek mümkündür. Benzer biçimde pek çok sistem gene beceri, yetenek, bilgi ve deneyim eksikliği nedeniyle –beklentilerin çok gerisinde– ancak kısıtlı biçimde kullanılabilmektedir. Altını çizerek bir daha tekrarlamam gerekirse; hiçbir teknoloji projesi onu çalışır halde tutacak insan kaynağından bağımsız düşünülemez.

Bir teknoloji projesi, bir canlının yaşam eğrisi gibi sürekli olarak nabzını tutmayı gerektirir. Bir proje önce fikir olarak doğar, gerekli tasarım ve geliştirme hazırlıkları yapılır ve uygulama aşamasına geçilir. Yaşam süresi içinde yaşayacağı zorluklar ve sıkıntılar olabilir. Bunların izlenmesi ve düzeltici önlemler alınması gerekir. Proje sürecinin herhangi bir anında başarısızlık sinyallerini almak önemlidir. Bu amaçla başarı göstergelerinin önceden belirlenmesi ve süreç içinde izlenmesi gerekir. Eğer proje gelecekte daha büyük kayıplara neden olma işaretleri veriyorsa vazgeçilmesi de mümkün olabilir.

Yeni Kültür

Yeni kültür geçmişin üzerine kurulur. Teknoloji projesi de geçmişte var olan kültüre eklemlenir. Teknolojik yenilenme kurumsal kültürde değişiklik ve iyileşme yaratsa bile yepyeni bir iş yapma anlayışını kısa sürede başarması beklenemez. Bu nedenle gerek değer zinciri gerekse bilgi sistemi olarak yeni teknolojinin eklemlenebileceği bir mimarinin var olmasına ihtiyaç duyulur.

Bir başka gereklilik ise teknoloji projesinin yöneticisi ile ilgili beceri, yetenek ve yetkinliklerdir. Gerekli bilgi ve deneyim ile donanmamış yöneticiler teknolojik yatırımın başarısını doğrudan etkilerler. Benzeri isterleri proje takımı için de söyleyebiliriz. Asla unutulmaması gereken ilke, işletme altyapısının daima bir insan-makine etkileşimli arayüz olarak algılanmasıdır.

İşletme ve Değer Zinciri

Yukarıda değindiğim gibi bir işletme, girdileri müşterinin ihtiyaçlarını ve isteklerini tatmin eden çıktıya dönüştüren bir değer yaratım zinciridir. Yeni teknolojik yatırımın başarısı, işletmedeki (ya da kuruluşun herhangi bir birimindeki) değer yaratım zincirinin doğru kavranması ile çok yakından ilintilidir. (Bu tespit sadece mal ve hizmet üretim işletmeleri için değil, aynı zamanda kamusal ve sivil toplum kuruluşları için de aynı yakıcılıkta geçerlidir.) Yeni teknolojinin işletmeye katma değer, verimlilik, hız, çeviklik ve kalite olarak hangi yenilikleri katacağı –mevcut sistemle de ilişkilendirilerek– daha baştan belirlenmek zorundadır.

Teknoloji projesi içinde ne çıkacağı belli olmayan bir ‘sürpriz yumurta’ değildir. Bu nedenle teknolojik yenilenmeyle ilgili hedeflerin kısa, ama açıklıkla belirlenmiş olmalıdır. Bir arabanın herhangi bir andaki durumu sürücünün önündeki gösterge tablosunda ayrıntılı biçimde izlenir. Taşıtın, hız, yol, sıcaklık, yağ veya arıza durumu gibi özelliklerini gösteren bu tabloya işletme kültürü açısından temel performans göstergeleri adı verilir. Bu türden göstergeler bir proje için de geçerlidir. Daha baştan belirlenen göstergelerin düzenli ölçümü sayesinde projenin kuruluş, uygulama ve olağan işleyiş aşamalarındaki performansı sağlam biçimde izlenebilir. Özetle; anahtar performans kriterleri, işletmenin her süreç ve faaliyetinde göz önünde bulundurulması gereken özgün gösterge tablosudur.

Risk Yönetimi

İşletmenin değer zincirini –az ya da çok– etkileyecek olan teknoloji projesi, özü açısından bir kurumsal değişim girişimidir. Bu nedenle her girişimde olduğu gibi risk yönetimine tabi olmak zorundadır. Eğer risk planlaması doğru ve yeterli nitelikte yapılamazsa, gelecekte bu yeni yatırımın gerekli yararı sağlaması mümkün olmayabilir. Konunun daha iyi anlaşılması açısından basit olarak; bir teknolojik yatırımın içerdiği riskler uzman insan kaynağının bulunması, bakım-onarım hizmetlerinin sürekliliği, girdi ve yedek parça ihtiyaçlarının karşılanması, satın alma sonrası eğitim ve danışmanlık hizmeti temini vb. gibi konuları sayabiliriz. Bu gibi ihtiyaçların tatmin edilememesi durumunda teknoloji projesinin başarısızlığı şaşırtıcı olmaz.

Risk yönetimi, bir yatırımı olumsuz olarak niteleme anlayışı değildir. Herhangi bir beklenmedik gelişme karşısında yatırımın başarısız olmasının önlenmesi yaklaşımıdır. Bu nedenle türü ne olursa olsun her proje, risk planlama ve yönetimi unsurunu içermelidir.

Bir Araştırma

2008 yılında yapılan bir araştırma bilişim teknolojisi (BT) projeleri başarısızlığı konusunda bazı ilginç sonuçlar bulmuş. Projelerin yaklaşık yüzde 16’sı, kullanıcıların sürece yeterince dâhil edilmemesi nedeniyle başarısız olmuş. Yönetsel desteğin eksikliği nedeniyle projelerin yüzde 14’ü başarısız olurken, ihtiyaç ve isterlerin yetersiz belirlenmesinin etkisi yüzde 13 dolayında tespit edilmiş. İyi bir planlama yapılmamasının başarısızlığa etkisinin ise yüzde 10 dolayında olduğu gözlenmiş. Bunları gerçekçi olmayan beklentiler, proje ölçeğinin yanlış tespiti, yetkin olmayan personel yapısı, hedeflerin belirsizliği, projenin sahiplenilmeyişi gibi konular izliyor.

Başta bilişim, iletişim ve İnternet teknolojileri (BİT) olmak üzere iş yapma biçimleri giderek daha fazla teknoloji bağımlı hale geliyor. Gelecekte teknolojinin üretim içindeki ağırlığı artmaya devam edecek. Bu gerçek de neden teknoloji projeleri konusunda daha dikkatli olmamız gerektiğini bir kez daha ortaya koyuyor.

Gürcan Banger