Neden takım çalışmasını öne çıkarmaya çalışıyoruz? Yeni çağın işletmelerinde takımların ve takım çalışmasının giderek daha fazla ilgi çekmesinin gerekçeleri neler olabilir? Bu çalışma modeline değer ve ağırlık verilmesini gerektiren nedenler nelerdir? Teknolojilerden pazar yapılarına kadar çok sayıda değişim aktörü iş yaşamının her an daha fazla karmaşık hale gelmesine yol açıyor. Genelde kuruluşların özelde işletmelerin amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için daha fazla işbirliğine ihtiyaçları gelişiyor. Bu bağlamda işletmenin bir bütün olarak amaçlarına ulaşmak için işletme içindeki unsurların daha uyumlu çalışmaları gerekiyor. Eğer bu işbirliğini ve koordinasyonu tek tek çalışanlar bazında ve arasında yapmaya çalışırsak bu rüzgârlı deniz kıyısında kum tanelerinden bir kule yapmaya benzer. Hem minik kum taneleri ile sağlam bir kule yapmak zordur hem de ilk sert rüzgârda tüm emeğimiz yerle yeksan olabilir. İşletme büyüklüğü belli bir sınırı aştıktan sonra işbirliği ve koordinasyonu tek tek çalışanlar bazında ve arasında değil, çalışma grupları ve takımlar gibi daha gelişkin birliktelikler arasında kurmaya çalışmak uygun olur. Bir başka deyişle büyüyen ve karmaşıklaşan işletmeyle birlikte yapıtaşı (bileşen) ölçüsünü çalışandan takıma yükseltmek zorundayız.
Ne Kazanıyoruz?
Neden takım çalışmasına geçmek zorunda olduğumuzu kavramak işletmeyi yeniden yapılandırma sürecinde zihin açıcı olacaktır. Takım çalışması modeli işletmenin stratejilerini gerçekleştirmek için en etkili yollardan birisidir. Bu model ile işletmenin çevresi (ekosistemi), stratejileri ve örgütsel yapısı arasındaki tutarlı uyumu sağlamak mümkün olur. Günümüz işletmesi için vazgeçilmez nitelikler esneklik, çeviklik ve hızdır. Takım çalışması düşük maliyetle yüksek kaliteli ürün ve hizmet geliştirmede ve pazarlamaya hazır hale getirmede etkili bir yoldur. Küreselleşme ve yüksek değişim hızı eğitimi yaşam boyu haline getiriyor. Bu da öğrenmenin iş yaşamı boyunca sürmesini gerekli kılıyor. Bu bağlamda takım çalışması kişisel gelişim, beceri ve uzmanlık geliştirme yönünde etkili bir öğrenme ortamı yaratır. Dolayısıyla işletmeyi takım çalışması esaslı olarak yeniden yapılandırırken insan kaynakları ve eğitim ihtiyaçlarının da bu temelde ele alınması gerekir.
Çok farklı disiplinlerden çalışanlar katılımıyla oluşturulan takımların bir diğer yararı kalite yönetim gereklerinde ve süreçlerindeki iyileştirme olarak ortaya çıkar. Benzer çok disiplinli tasarım takımları süreçlerin iyileştirilmesi, yeniden tasarlanması ve yapılandırılması için çok değerli araçlardır.
Üretim açısından bakarsak takım çalışması, kişi esaslı düzenlemeye göre zaman kazandırıcı bir modeldir. Tam zamanında üretim ve teslim gerekleri düşünüldüğünde takım üyelerinin eşzamanlı, birlikte çalışması önemli zaman kazanımları sağlar. İnovasyon açısından bakıldığında da farklı disiplinlerden gelen çalışanlardan oluşan takım çalışmalarının (bitki yetiştirmedeki çaprazlamaya benzer biçimde) yenilikçi ürün ve hizmet geliştirmede etkili sonuçlar verdiği gözleniyor.
Takım çalışması modeli işletmeyi dikey hiyerarşilerden ve kişi esaslı katı şemalardan kurtararak daha yatay hale getiriyor. Böylece oluşan yatay organizasyonun daha etkili biçimde izlenmesi, koordine edilmesi ve yönetilmesi imkânları oluşuyor. Buradaki kritik nokta, işletmedeki temel birimin kişiden takıma yükseltilmesidir. Diğer yandan takım çalışması modeli aynı zamanda yeni bir iletişim modelinin geliştirilmesinin de önünü açıyor. İşletme gerek insan kaynakları gerekse işler açısından daha karmaşık hale geldikçe iletişim problemleri de artıyor. Eğer iletişim kişi bazlı olarak sürdürülmeye devam edilirse işletmenin düzenli enformasyon akışı aksamaya başlıyor. Buna karşılık takım esaslı organze olmuş işletmelerde takımlar enformasyonun işlenmesi, doğrulanması ve gerekli biçimde iletilmesi için önemli odaklar halinde hizmet veriyor. Bu bağlamda işletme takım esaslı olarak yeniden yapılandırılırken iletişim fonksiyonu ve kazanımları açısından da konuya bakmak durumundayız.
Temel Yararlar
İş ve işletme kültüründe her zaman, her şart altında kullanılabilen, sihirli çözümler yok. İşletme içi ve dışı şartlara bağlı olarak çözümler beklenen sonuçlara doğru yol alıyor ya da başarısızlık kaçınılmaz oluyor. Bu nedenle takım çalışması modeli ile bir ‘akılsız sevdaya’ düşmemek gerekiyor. Takım çalışması herhangi bir işletme veya kurum içi fonksiyon için uygun olmayabilir. Bu amaçla öncelikle işletmenin veya birimin ya da işin özgün şartlarını ve takım çalışmasının beklentilere uygunluğunu araştırmak gerekiyor. İş dünyasındaki örnekleri incelediğimizde genel hatları açısından takım çalışmasının kurumsal performansı ve verimliliği olumlu yönde etkilediğini söyleyebiliriz.
İyi işleyen takımların ve sağlıklı takım çalışmasının yararları konusunda bilgili olmak neden ve ne zaman bu modeli tercih edeceğimiz (hangi şartlarda yapısal bir dönüşüme yöneleceğimiz) konusunda bazı ipuçları verebilir. Bu nedenle takım çalışması modelinin işletmeye sağladığı temel yararlara göz gezdirmek bilgilendirici olacaktır.
İş dünyası literatürü ve kültürel birikimi çok büyük oranda işletmelerin faaliyetleri ile başarı ve başarısızlıklarının incelenmesi sonucu oluşur. Takım çalışması konusunda yapılan araştırmalar bu çalışma modelinin öncelikle etkinlik ve verimlilik artışı sağladığını gösteriyor. Bu ikisine ürün, hizmet ve süreç konularıyla ilgili olarak toplam kalitede sağlanan iyileşmeyi de ekleyebiliriz. Yapılan araştırmalar finansal performansta en ciddi iyileşme gösteren işletme örneklerinin takım çalışması geliştirenler ve özerk çalışma grupları kuranlar olduğunu ortaya koyuyor. Bir başka bulgu ise teknoloji, insan kaynakları ve örgütsel yapıda eşzamanlı yapılan kurumsal değişimin takım çalışmasının mevcut olduğu işletmelerde daha kolay, sürdürülebilir ve başarılı olduğunu gösteriyor.
Takım çalışmasının gözlenen bir diğer olumlu sonucu kalite yönetiminde sağlanan etkinlik iyileşmesidir. Eğer kalite gerçekleşmesi kişi esaslı olmak yerine bir takım tarafından izlenmesi, koordine edilmesi ve yönetilmesi durumunda daha başarılı olmaktadır. Ayrıca takımlar (kişilere ve departmanlara göre) ürün, hizmet ve süreç geliştirmede veya bunlarla ilgili değişimlerde kaliteden ödün vermeden hız ve maliyet olarak daha iyi uyarlanabiliyorlar. Daha önce tek tek kişiler (çalışanlar) tarafından yapılan sıralı işlerin bir takım tarafından eşzamanlı olarak gerçekleştirilmesinin zaman olarak kazanım sağladığı, maliyetleri azaltırken etkinliği artırdığı gözlenen bir diğer durumdur.
Günümüzde işletmelerin kalıcı ve sürdürülebilir olmalarının şartlarından birisi farklılaşmayı başarma becerileridir. Bu gerçeğin bir diğer adı ise inovasyondur. Farklı disiplinlerden kişileri bir araya getiren ve çaprazlama yapmayı başaran takım çalışması inovasyonun (yenilikçi fikirlerin) miktar, çeşitlilik ve değer olarak artırılmasında önemli bir faktördür. Bu bağlamın bir parçası olarak takımlar kişisel gelişim ve işte sürdürülebilir eğitim için yeni bir ortam ve iklim yaratıyor. Bu ortam aynı zamanda daha etkili ve verimli bir iletişim yaklaşımının gelişimine de imkân veriyor. Geleneksel işletmede kişiler arasında kurulmaya çalışılan iletişim, takım içinde ve takımlar arasında çok daha nitelikli olarak sağlanabiliyor. Artık takımlar yeni çağın işletmesinin önemli iletişim yapıtaşlarından birisidir.
Yaşadığımız çağın konjonktürel özellikleri ve pazar şartları işletme içinde ve dışında daha katılımcı olmayı gerektiriyor. Katılımcılık olgusu öncelikle tedarik zinciri üzerindeki paydaşlar (tedarikçiler, müşteriler, rakipler, ekonominin ve sektörün diğer unsurları) ile işletme çalışanlarını içine alıyor. Bu bağlamda takım çalışması işletmenin ür-ge gibi bazı süreçlerine müşterilerin katılımını kolaylaştırıyor –ki bunun sonucu daha yüksek müşteri tatmini olarak geri dönüyor. Çalışanların karar süreçlerine daha fazla katılımı ise bir yandan verimliliği artırırken diğer yandan çalışanların duygusal ve kültürel iyi halini paylaşımın olumlu etkileriyle daha yükseğe taşıyor. Özetle; takım çalışmasına ilişkin bu bulgular neden böyle bir modeli seçmemiz gerektiği konusunda yeterli gerekçe ve dayanak sağlamış oluyor.
Gürcan Banger