Kavramlar canlılara benzer. Kavram yaşama bir ilk tanımla başlar; çevredeki değişimlere veya ihtiyaçlara göre değişiklik gösterir; ekonomi, sosyal, kültürel veya teknolojik olarak aşıldıklarında yok olur ya da tümüyle farklı bir şekle bürünür. İletişim kavramı için benzer bir yaşam eğrisi söz konusudur. Kavrama baktığımız pencereye göre de tanımlamalarımız farklılıklar gösterebilir. Bu da farklı iletişim tanımlarının ortaya çıkmasına yol açar. Örneğin iletişimi iki veya daha fazla kişi arasında sözel veya söz dışı faaliyet(ler)le paylaşılan anlam olarak tanımlayabiliriz. Böyle bir tanım taraflar arasında fikirlerin, görüşlerin ve enformasyonun paylaşılmasını ifade eder. Bu paylaşımın nihai amacı –olur ya da olmaz– iletişime katılan kişilerin bir ortak paydada (benzer fikir, görüş ve enformasyon düzeyinde) buluşabilmesidir. Bu her zaman ve şart altında gerçekleşmez. Bu amacı başarmanın önündeki faktörler, engeller nelerdir? Bu, cevabını aramamız gereken bir sorudur.
Sanat sözcüğünün tanımlarından birisi, bir şey yapmada gösterilen ustalıktır. Bu bağlamda kullanırsak; iletişim sanatı görüş ve enformasyonun daha etkili ve verimli paylaşımı için doğru ortamı bulmak olarak yorumlanabilir. Bu çerçevede görüş ve enformasyonun paylaşılması amacıyla –kişi veya kurum olarak– taktik ve stratejik seçimler yaparız. Seçimler, üstü örtülü de olsa enformasyonun karşı tarafa ulaştırılmasına veya onun iletilen konuda ikna edilmesine yöneliktir; iletişim sayesinde bilgi veririz veya ikna etmek isteriz. İletişim konusunda meydana gelen sorunların önemli bir bölümü yeterince açık olmamakla yanlış belirlenmiş hedef ve stratejilerden kaynaklanır.
Kurumsal kültür, kuruluş (işletme) için bir çatıdır. İletişim fonksiyonu da bu çatının altında yer alır. İşletme kültürünün kısaca yansımayı işletmenin misyon ve vizyon cümlelerinde yer alır. İş iletişiminin içerik farkındalığı, kapsamı, taktik ve stratejileri ile hedefleri misyon ve vizyonda ifade edilen öze uygun olmalıdır. Bazı girişimciler ve yöneticiler misyon ve vizyon gibi işletme jargonlarına sıcak bakmayabilirler. Pek çok misyon – vizyon cümlelerinin onu yazanlar için bile anlaşılmaz, hatta anlamsız olduğu dikkate alınırsa bu ifadelerin varlığının kaçınılmaz olduğunu söyleyemeyiz. (Bunu söylerken misyon ve vizyona gerek olmadığı fikrinden daha çok, bunların işletmedeki herkes tarafından anlaşılabilir ve yalınlıkta olması gerektiği kanaatindeyim.) Ama her durumda işletmede misyon – vizyon yazılmamış olsa bile bir gömülü kültür vardır. İletişim fonksiyonunun da bir bütün olarak bu kültürel ruhu yansıtması gerekir.
İçerik Farkındalığı
Küresel iş pazarında yer aldığımızı düşünerek; benzer iletişim ortamlarında eşdeğer iletiler alıcıları tarafından farklı anlamlara gelecek biçimde yorumlanabilir. Bu tür deneyimi yaşamamızın ana nedeni –konuyu yanlış ifade etmemiz bir yana– yorumların ve iletiye yüklenen anlamın kültürel ve sosyal farklılıklar nedeniyle ‘gönderilme amacından’ farklı yorumlanmasıdır. Bu nedenle doğru iletişim için olabildiğince ‘ortak’ bir zeminin bulunması gerekir. Başarısız iletişim faaliyetlerinin bir kısmının arka planında böyle bir ortak zemin bulunmayışı yer alır.
İletişimde sözcüklere ‘kendimizce’ anlamlar yükleriz. Kimi zaman bu anlamlar sözlükte yer alandan farklı olabilir. Bazen bildiğimizi sandığımız ‘şeyi’ bir başvuru kaynağı aracılığıyla doğrulamamız gerekebilir. Sağlıklı iletişim için ortak dil, zemin ve tarz önemlidir. Diğer yandan iletilerin içinde sadece sözcükler kullanmıyoruz. Özellikle İnternet’in yaşamımıza daha fazla katılması ile birlikte kodlar ve simgeler iletişimin vazgeçilmez unsurları haline geldi. Bu işaretler de sosyal ve kültürel olarak farklı anlamalara neden olabilecek iletişim öğeleridir. O sıra iletiyi yazanın ruh haline uygun bir simge (ya da sözcük), bu ortamdan tümüyle duygular içinde olan ileti alıcısı için yanlış anlaşılmaya aday olabilir. Yapılmış bir iletişim hatasını sonradan düzeltmeye çalışmak yerine daha baştan yanlış anlaşılmaya neden olmayacak bir tarz ve içerik belirlemekte yarar var.
İletişim; duygu, düşünce veya bilgilerin bilinebilen ve erişilebilen her türlü yolla başkalarına aktarılmasıdır. İletişim; fiziksel ve ilişkisel olmak üzere iki boyut içerir. Bu iki unsur bir iletinin gönderilip alındığı durumu tanımlar. Örneğin sıralardan ve öğretmen masasından (ya da kürsüden) oluşan, pencerelerin perdelerle örtülü olduğu bir derslikte öğretmen ile öğrencilerin ilişkisi büyük oranda bu ortam tarafından belirlenir. Öğretmenin moderatör (kolaylaştırıcı) olarak rol aldığı, öğrencilerin oturacağı kolçaklı sandalyelerin yarım ay şeklinde düzenlendiği bir fiziksel ortamda ise iletişim daha farklı gelişecektir. Bu örnekleri işletmenin toplantı odası ya da bir seminerin gerçekleştirildiği salon için de genişletebiliriz. İşe ilişkin karşılıklı beklentileri olan iki kişinin uygun ışıkta ve iyi düzenlenmiş bir yemek masasında gerçekleştirecekleri iletişimde de fiziksel mekânın etkilerini görebiliriz.
İletişimin diğer unsuru ilişki boyutudur. İletişim söz konusu olduğunda diğer kişi (taraf) ile olan ilişki açısından bakmak ilk akla gelen unsurdur. Bu noktada sosyal veya kurumsal statü devreye girer. Örneğin bir toplantıda kürsüye konuşma yapmak üzere çağırdığımız kişi statü olarak bizden yüksek ise ‘arz ederiz’; daha düşük statüde olan bir kişiyi ise kürsüye ‘davet ederiz. Bu basit kural, yıllarca içimize sindirilmiş olan ve hiyerarşiyi temsil eden protokol kurallarının bir parçasıdır.
Bir işletmede yaptığım iş danışmanlığı sırasında çalışanların bana aktardıkları sıkıntılar arasında iletişimle ilgili olanlar dikkatimi çeken bir oran oluşturur. Şu örnek üzerinden devam edelim. Bir an için gözlerinizi kapatın ve işletmede çalışanların açık düzende oturduğu fiziksel ortamda “Bana filan firmanın dosyasını verir misin?” şeklinde bir cümle duyduğunuzu hayal edin. Bu cümleyi kim kime yönelik olarak söylemiştir? Bir yönetici; bir memura veya sekretere söylemiş olabilir mi? Bu hitabı (isteği) bir statü gereği olarak kabul ediyorsak yadırgamayız. Muhtemelen isteğe muhatap olan kişi nezaketle cevaplayarak isteği yerine getirecektir. Ama ya söz konusu iletinin göndericisi ve alıcısı aynı veya benzer statüde iseler? Eş statünün bir yansıması olarak “Şu an meşgulüm, dosyayı kendin alabilirsin” şeklinde bir cevap nasıl bir ‘durum’ oluşturacaktır? Burada kurumsal kültürün saygı, empati, hoşgörü, paylaşım ve yardımlaşma gibi unsurları devreye girer. Eğer bu unsurlarda bir zafiyet varsa iki çalışan arasında yeni bir çatışma ihtimali daha doğmuş demektir. Genellikle düşük kültür ortamlarında eş statülü kişiler arasındaki (bu tür) talepler kişiliğe ve statüye yönelik ‘saldırı’ olarak kabul edilir. Nitelikli kurum kültürünün var olduğu işletmelerde ise (pozisyonun izin verdiği) yardımlaşma iş yaşamının olağanlıkları dâhilindedir. Özetle; herhangi bir iletinin anlamı iletişim ortamında yer alan tarafların ilişkisel biçimleri ile yakından ilgilidir.
İletişimi Yaşamak
İletişim bir hedefe ulaşmak için yararlandığımız bir araçtır. Eğer iletişimle erişmek istediğimiz hedef konusunda herhangi bir fikrimiz yoksa doğru yaklaşım ve yöntemleri seçemeyeceğimiz için iletişimin başarılı olmasını beklemek de hayal olur. Dolayısıyla iş iletişimini düşünmeye öncelikler hedefler ve amaçlar açısından başlamalıyız. Böylece işletmenin kapasitesine uygun iletişim modeli için ilk adım atılmış olur.
İşte yararlanmaya uygun iletişim araçları nelerdir? Bunlara neler dâhildir? Amaç, hedef ve ihtiyaçlarla yaşadığımız çağı iletişim araçlarını eşleyerek sonraki adımı atabiliriz. Bu eşlemede bir işletme yapısı ve iş modeli içinde seçim yapacağımızı akılda tutmamız gerekir. İletişimin bir başka boyutu sözel veya yazılı dilsel beceri, yetenek ve yetkinliklerle ilgilidir. Dolayısıyla gelişkin bir iletişim yapısı, aynı zamanda dilsel boyutta kişisel gelişmişliği gerektirir. Kişisel gelişimin ilgi alanlarından olan yüz yüze görüşme ve toplantı yönetimi işletmedeki iletişimin iyi yürümesi gereken türleridir. İletişimle ilgili bir başka unsur da dokümanların saklanması ve kolayca tekrar erişilmesini sağlayan belge yönetimidir; bu fonksiyon tam olarak işlemeden sağlıklı bir iletişim yapısı oluşturulamaz.
Gürcan Banger