Kimi zaman ekip olarak da isimlendirilen takım; bir ortak hedefi başarmak üzere birlikte çalışan kişilerin oluşturduğu bir topluluktur. Takım çalışması yapmanın temel mantığı birlikte çalışarak tek tek kişilerin yapabilecekleri toplamında daha iyi sonuç elde etmektir. Sanal takım; coğrafya, mekân ve/veya zaman açısından fiziksel olarak birbirinden uzakta çalışan bir topluluktur. Bu nedenle sanal takımı nitelerken “uzakta, ama birlikte” ifadesi kullanılabilir. Sanal takım işbirliğini ve ortak çalışmayı sağlayabilmek için bilişim, iletişim ve İnternet (BİT) gibi teknolojilerden yararlanır. Sanal takım belirlenen hedefe bağlı olarak genellikle geçici olarak oluşturulur ve hedefin başarılması ile takım dağılır. Sanal takım; hedefe göre belirlenmiş, genel tanıma uygun biçimde (tasarımcı, mühendis, pazarlamacı vb. gibi) farklı disiplinlerden gelen kişiler tarafından oluşturulur. Çoğunlukla sanal takım üyeleri fiziksel olarak biraya gelmezler, ama bu zorunlu bir durum değildir. İhtiyaç oluşan durumlarda takım üyelerinin fiziksel olarak birlikte çalıştıkları da olur. Genelde coğrafya, mekân ve zaman kriter alınarak takım üyeleri arasında bu kriterleri esas alan farklı kombinler oluşturulabilir. Böylece sanal takım çalışması 7×24 bir niteliğe kavuşmuş olur.
İş kültürüne 1990’lı yıllarda dâhil olan sanal takım olgusu, farklı ölçekteki işletmeler tarafından yararlanılan bir çalışma modelidir. Takım kavramı ve takım çalışması yaklaşımı çok daha önceden beri bilinmekle birlikte BİT tabanlı iletişimin gelişmesi ile birlikte sanal takım işletme yaşamında daha yoğun olarak yer almaya başladı. Sanal takımların gelişimine baktığımızda bu çalışma modelinin planlı bir şekilde üretilmediğini, fakat işletme yaşamı içinde evrimleşerek geliştiğini görürüz.
Sanal takım modelinin KOBİ’ler açısından farklı bir yeri mevcuttur. Kısıtlı kaynaklara sahip olan küçük ve orta işletmeler genel olarak bir ar-ge birimi kurmakta zorlanırlar. Bu sıkıntı yatırıma ayrılabilecek kaynak darlığı, yüksek malzeme maliyeti ve nitelikli personel ücretleri gibi konulardan kaynaklanır. Bu bağlamda sanal takım olgusu, KOBİ’lere yüksek maliyetlere katlanmak yerine doğrudan ar-ge ve ür-ge’ye yönelme fırsatları verir. Böylece KOBİ’ler rekabetçi olabilmek için bir imkân sağlamış olurlar.
Küreselleşme süreci ile birlikte bir ürünün tedarik zincirini oluşturan halkalar (tedarikçiler, paydaşlar, müşteriler) dünyanın veya ülkenin değişik noktalarında yer alıyor. Günümüzün pazar ve müşteri şartları zincirin farklı unsurlarının işbirliği ve ortak çalışma içinde olmalarını gerekli kılıyor. Ayrıca bu işbirliğinin haftanın 7 günü ve günün 24 saati sağlanabilmesi iş yaşamının yeni ihtiyaçlarından bir başkasıdır. Ürünün kısa sürede geliştirilip pazara sunulması ve bu konuda müşterinin yarattığı baskı da işbirliği ve ortak çalışma gereğini biraz daha baskın hale getiriyor. Bu bağlamda piyasanın farklı unsurları arasında stratejik birliktelikler ve ortaklıklar sanal takım çalışması için bir başka zemin oluşturuyor.
Günümüz iş dünyasında değer üretmenin faktörleri arasında bilginin yeri giderek yükseliyor. Yeni ekonomi adı verilen dünyada artık bilginin en önemli kaynak olduğunu söylemek hata olmaz. Her an daha karmaşık hale gelen ürün ve hizmetlerin üretilmesinde bilgiyi yönetme becerisi ve deneyimine olan ihtiyaç hızla artıyor. Bu süreçte bilgi her zaman bir güç unsuru olmaya devam edecek. Bilgiyi ve deneyimi işletme içinde doğru biçimde paylaşmak aynı zamanda kurumsal eğitimi başarmanın yollarından birisi olarak öne çıkıyor. Değer zinciri üzerinde yapılan işbirliği ise bilgi transferinin bir başka fırsatı oluyor. Bu bağlamda sanal takım çalışması hem eğitimin hem de bilgi transferinin yeni imkânlarından birisidir.
Sanal Takım Geliştirmek
KOBİ, ölçeği nedeniyle beceri ve yetenek sıkıntısı yaşar. Ama kaynakları kısıtlı olduğu için bunlara sahip olan insan kaynağını kendi örgütsel yapısı içinde barındıramaz. Çünkü insan kaynağı altyapısını artırma girişimi yükselen iş gücü maliyetlerine neden olacaktır. Diğer yandan günümüz iş dünyası dünyanın farklı noktaları ile ilişki ve iletişim kurmayı gerektiriyor. Dünyanın her köşesinde KOBİ’yi yakından ilgilendirecek toplantı benzeri etkinlikler gerçekleşiyor. Bir KOBİ için bunların her birine erişim sağlamak da yeni bir maliyet kalemi anlamına gelir. Buna karşılık biteviye geliştirilen bilişim, iletişim ve İnternet teknolojileri iş dünyasının herhangi bir noktasına sanal olarak erişme imkânı sağlıyor. Bu erişimi yapmak için kullanabileceğimiz donanım ve yazılım seçeneklerinin de büyük bir hızla artıp çeşitlenmekte olduğunu izliyoruz. Bir diğer ilginç nokta ise sanal erişimin zaman kısıtlarından bağımsız olmasıdır; iş erişimini haftanın herhangi bir gününde ve günün herhangi bir saatinde gerçekleştirmek mümkün hale geldi.
Eskiden çalışanların iş ile aynı fiziksel mekânda bulunmalarını gerektiren şartlar vardı. Bu nedenle işin (işletmenin) bulunduğu bölgedeki yaşam olanakları (ve kişisel yaşamla ilgili diğer konular) çalışanların dikkate aldıkları kriterlerden birisi olarak öne çıkıyordu. Günümüzde bireyler yaşamlarını nerede sürdürmek istediklerine, nerede ve ne zaman çalışmayı arzu ettiklerine dair kararlar veriyorlar. Keza; sadece iş için oluştukları yaşam şartlarından uzaklaşmada da daha az istekli oluyorlar. Yeni teknolojiler sayesinde sürekli olarak iş (işletme) ile aynı fiziksel ortamda bulunma gereği kısmen ortadan kalktı. İş süreçlerinde otomasyon kullanımının artışı ile birlikte bu eğilimin yaygınlaştığını izleyeceğiz. Sanallık ve otomasyon teknolojileri bu tür tercihler karşısında da yeni fırsatlar yaratıyor.
Sanallık ve sanal takım çalışması konusuna kazandırdıkları açısından bakalım. Öncelikle sanal takım çalışma yerinden ve zamandan bağımsız olarak yararlı yeteneklere ve yaratıcı zihinlere erişim ve onlardan faydalanma olanakları yaratır. Ayrıca sanal takım çalışması sayesinde daha yüksek katma değere yönelik buluş ve yeniliklerin daha hızlı ve daha düşük maliyetli gerçekleşmesi her boydan işletme için daha mümkün hale gelir. Yukarıda sözü edildiği gibi bazı seyahatler, ziyaretler ve etkinliklere katılımı sanallaştırarak para ve zaman tasarrufu yapılmasına imkân verir. Diğer yandan sanallığın fiziksel sınırları kaldırması nedeniyle işletme içinde ve dışında yeni ve çeşitlenmiş çalışma ilişkilerinden yararlanma olanakları ortaya çıkar. İşletmedeki takımların üyeleri için yeni öğrenme ortamları yaratılmasına vesile olur. Sonuç olarak; sanal takım olgusunu içeren yeni iş modelleri sayesinde geleneksel işletmenin güce dayalı, katı, hiyerarşik örgütsel yapısı yerini daha esnek, çevik ve ağ yapılarının daha etkili ve verimli olduğu yenisine bırakır.
Sanal takım olgusunu tanımlarken takım, sanallık, ‘uzakta, ama birlikte’ ve teknoloji gibi kavramları birbirine eklemleyerek bir tanım oluşturmaya çalıştık. Bu bileşenlerden herhangi birini abartmak yanlış algılamak yol açabilir. Örneğin sanal takımların eskiden beri bilinen, ama sadece birbirlerinden uzak yerlerde konumlanan kişilerin meydana getirdiği topluluklar olduğu düşüncesi resmin sadece bir bölümünü anlatır. Sanal takım aynı zamanda yeni bir iş modeli ve çalışma biçimi anlamına gelir.
Bir diğer yanlış yaklaşım sanal takımı teknolojik donanım üzerine iletişim kuran topluluk olarak algılamaktır. Sanal takım işleyişinde teknolojinin önemli bir yeri var. Hatta Nesnelerin İnterneti ve endüstriyel internet gibi yaklaşımlarla birlikte teknolojinin ağırlığı artacak. Fakat sanal takım çalışmasının başarısı esin veren takım liderliğinden, karşılıklı güvenin geliştirilmesinden, uygun becerilerinden oluşup zenginleştirilmesinden, katılım ile sorumluluğun oluşturulmasından kaynaklanır. Bir diğer yanlış ise sanal takımın başarılı olmasının bu takımda yer alan üyelerin ‘en iyilerden’ oluşması düşüncesidir. Hâlbuki sanal takımın nitelikli kişilerden oluşturulması başarıyı garantilemez; çalışmanın ve sonuçların başarısız olması için çok fazla neden ve örnek geliştirilebilir. Sanal takım başarısı; planlama, proje yönetimi, liderlik, işbirliği gibi konularda başarılı olmayı gerektirir.
Sanal Takım Üzerine Hatırlatmalar
Teknolojiden yararlanarak fiziksel (coğrafya, mekân ve/veya zaman) olarak birbirlerinden uzakta olsalar da belli bir hedefi gerçekleştirmek üzere birlikte çalışan insan topluluğuna “sanal takım” adını veriyoruz. Sanal takım çalışmasının önemli bileşenlerinden birini –tanımda da yer aldığı gibi– teknoloji oluşturur. Bu nedenle sanal takım teknoloji ilişkisinde hatırlamamız gereken bazı önemli noktalar olması normaldir.
Teknoloji
Sanal takımı kurarken ve işletirken işe mevcut bilgi ve beceri düzeyini belirleyerek başlamak gerekir. Bu bağlamda takımın her üyesinin hangi amaçla ne türden bir donanım ve yazılım altyapısı kullandığı da tespit edilmelidir. Bilişim, iletişim ve İnternet başta olmak üzere bir çalışma aracı kullanan herkesin bunu tam olarak etkili ve verimli kullanamadığı bildiğimiz bir gerçektir. Farklı kişilerin kullandığı teknolojileri birbirine eklemlemek ve karşılıklı ‘etkileşebilir’ hale getirmek için uzman görüşlere ihtiyaç olabilir. (İletişim yerine etkileşim sözcüğünü kullanmamın nedeni; Nesnelerin İnterneti, endüstriyel internet ve mobilite gibi yeni teknolojilerin sanal takım çalışmasında sadece ileti alıp vermekten çok daha öte özellikleri olması nedeniyledir.)
Eğer sanal takımın liderinin görevlerinden birisi üyelere bu tür bir çalışma için en uygun çözümleri önermek ve bunların bu öneriye ilişkin geri bildirimlerini almaktır. Böylece çalışmada kullanılacak teknoloji konusunda bir ortak payda bulmak mümkün olacaktır. Eğer takım çalışmasına dâhil olan kişiler böyle bir etkinlikte ilk kez yer alıyorlarsa bu durumda konuya ilişkin eğitime ve teknik desteğe ihtiyaçları olabilir. Bunları proje maliyetlerine eklemek gerekir. Ayrıca takım üyelerinin çalışma konusunun gerektirdiği teknik standartlara ve iş yapma biçimlerine uymalarının sağlanması da önceden düşünülmesi gereken bir ön şarttır.
Liderlik
Sanal takım çalışmasının ana fikri “uzakta, ama birlikte” şeklindedir. Sanal takımda yüz yüze iletişimin olmayışı (ya da çok az oluşu) bu tür bir çalışmada liderliği daha önemli hale getirir. Takım lideri, üyelerin kendilerinden beklenenleri, çalışmada nasıl yer alacaklarını ve proje çıktılarını bilmeleri açısından yardımcı olur.
Sanal takım liderliği sıradan yöneticilik değildir. Takımla düzenli biçimde (günlük bazda) iletişim kurmayı gerektirir. Böylece riskler ve problemler durumunda anında önlem almak mümkün olur. Liderin takım üyeleri arasında işin veya projenin gerekleri dışında herhangi bir nedenle ayrımcılık yapmaması ilkesel düzeyde önemlidir. Liderin takım üyeleri için bir rol model olması beklenir. Uygun durumlarda liderin bazı liderlik özelliklerini üyelere geçici süre ile devretmesi takımın bilgi, beceri ve deneyim olarak gelişimine katkı yapar.
İlişkiler
Eğer en az iki insan bir arada ise anlaşmazlık, uzlaşmazlık veya çatışma beklenen sıradan bir durumdur. Her şey ortaya çıkan veya değişen şartlar nedeniyle ‘sonsuza kadar’ bir uyum içinde gitmez. Hiçbir takım zaman zaman uzlaşmazlıklar oluşmaksızın başarıya ulaşmaz. Farklı kültürlerden gelen, çeşitli disiplinlere dâhil olan kişilerin oluşturduğu takımlarda işin nasıl yapılacağı, uygun çözümün ne olacağı ve önceliklerin nasıl değiştirileceği gibi konularda fikir ayrılıkları çıkar.
Farklı fikirlerin olmasına olumlu yönden bakmak gerekir. Düşünce çeşitliliği doğru çözüme ulaşmak için bir zenginlik sayılır. Bu nedenle çatışmanın yıkıcı olmamasına dikkat göstermekle birlikte farklı fikirlerin çarpışmasını da teşvik etmek uygun olur. Önemli olan nokta, tartışmanın iş odağından uzaklaşarak kişisel çatışma haline gelmemesidir; bu da liderin kolaylaştırıcılık yaparak halletmesi gereken bir durumdur. Sanal ortamda bozulan ilişkilerin tamirinin hayli zor olabileceğini de hatırlamamız uygun olur. Bunu baştan önlemenin yolu, takım içinde bir güven ortamının oluşması ve gelişmesidir.
Sıklıkla bilişim, iletişim, İnternet (BİT) ve medya teknolojilerindeki gelişmelerden söz ediyoruz. 21’inci yüzyılla birlikte bu gelişime otomasyon ve sensor (veri toplama) teknolojilerindeki ilerlemeler de eklendi. Günümüzde varılan gelişme noktası sayesinde geçmişte fiziksel mekânda yapılan işbirliği küresel ölçeğe ulaştı. Bir diğer farklılaşma ise işbirliği ile iş yapma biçimlerinin sanallaşması yönünde oldu. Bilişim donanımına ek olarak yazılım alanında gerçekleşen yenilikler artık bir takımın üyelerine sanki aynı ortamda bir karatahtanın ya da masanın başında çalışır gibi işbirliği, ortak çalışma imkânları ve yeni iş yapma biçimleri sunuyor. Bu nedenle ‘iletişim’ bağlamında kabul edilen bilişim, iletişim, İnternet ve medya teknolojileri iletişimi aşan bir noktaya erişerek daha kapsamlı ‘etkileşim’ düzeyine oluşuyor. Bu ‘yükseliş’ aynı zamanda sanal takım çalışması açısından iletişimin kendi başına artan önemine de işaret ediyor.
İletişim
Sanal takımlarda düzenli sosyal ilişki ve fiziksel bir araya gelişler düşük oranda gerçekleşir. Dolayısıyla bu ihtiyacın giderilmesi için başka yollar bulunması ve geliştirilmesi gerekir. Bu amaçla sanal takımın nasıl birlikte çalışılabileceği konusunda fikirler üretmesi beklenir. Bu konuda neler yapılabilir?
Öncelikle; sanal takım üyelerinin birbirlerinin hangi zamanlarda işbirliğine ve ortak çalışmaya uygun olduğunu bilmeleri gerekir. Bu bilgi ortak çalışma programının oluşturulmasında yüksek önemdedir. İkinci olarak; takım üyelerinin sanal ortak çalışma oturumları dışında görüşme fırsatlarını değerlendirmeleri uygun olur. Takımın bir bütün olarak çalışması yanında her zaman daha dar kapsamlı grup ve konu çalışmalarına ihtiyaç olacaktır. Bir başka sanal takım konusu iletişim (işbirliği ve ortak çalışma) ortamıdır. Kimi zaman geleneksel eposta yeterli olabilir. Bazen ihtiyaçlar SMS, Messenger, WhatsApp gibi anlık ileti uygulamaları ile karşılanabilir. Kimi çalışmalarda (örneğin Skype aracılığı ile) görüntülü telekonferans gibi bir teknik tercih edilebilir. Telefonda yapılan konferans uygulaması her zaman kullanılabilecek bir seçenektir. Ortak çalışmanın bilişim ortamında gerçekleştirilmesi gereken durumlarda ise Teamware veya Groupware olarak isimlendirilen (örneğin TeamWork) gibi işbirliği yazılımlarının kullanımı yararlı olur. Bu konuyu özetlersek; çalışma türüne göre iletişim (etkileşim) ortamını seçmek verimliliği artırıcı etki yapar. Son olarak; özellikle küresel ölçekli sanal takımlarda farklı etnik ve sosyal kültürlere sahip kişiler bulunur. Üyeler arasında kültürel çeşitliliğe özen ve saygı göstermek sanal takım çalışmasının şartlarından birisidir.
İnsanlar
İşten veya işletmeden söz ettiğimizde, gerçekte dile getirdiğimiz konu bir insan – makine sistemidir. Bu bağlamda makine yani teknoloji bileşenini bir saplantı haline getirmemek gerekir. İş – işletme sistemlerinde olduğu gibi sanal takım çalışmasında da başarıyı getiren bileşen makineler (teknoloji) değil insanlardır. Her ne kadar etkileşimimiz ‘uzaktan’ olsa da yapılan faaliyetler insanlar arası ve insani temellidir. Her zaman ‘işin içine’ duygular, ihtiyaçlar, beklentiler ve istekler karışır. Bu konuda neler yapabiliriz?
Sanal takım çalışmasının birinci ilkesi karşılıklı saygıdır. İletişimde saygı ilkesine dikkat etmekle birlikte gerektiğinde yardım ve geri bildirim talebinde de bulunulabilir. Takım çalışmasının diğer kuralları sanal çalışmada da geçerlidir. Sanallık –dolayısıyla uzaklık– takım kurallarını ortadan kaldırmaz. Çoğu zaman daha insani olana yakın iletişimi tercih etmek yararlı olabilir; örneğin eposta yazmak yerine telefon ile doğrudan sesli görüşme yapılabilir. Ayrıca ortak çıktıya, işbirliğine ve yardıma teşekkür etmek de sanal takım çalışmasının insani vazgeçilmezleri arasındadır.
Gürcan Banger