Eski ama anlamlı çalışmada; 2003 yılında bir yönetim dergisi tarafından ABD’de yapılan bir araştırmaya katılanların yüzde 97’si, çalışma mekânlarını kendilerinin bu işletmeye ait hissetmenin (aidiyetin) bir simgesi olarak değerlendirdiklerini söylemiş. İyi bir çalışma ortamı aidiyet duygusunu yükseltirken, kötü mekân şartları çalışanı duygusal ve zihinsel olarak dışlayıp ötekileştiriliyor. Araştırmaya katılanların ancak yüzde 37’si, çalışma ortamının akıllarında olana denk düştüğünü ifade etmiş. Daha ilginç olan ise katılanların üçte birinden fazlası, ofislerine –olumsuz şartlar nedeniyle– bir müşterilerini, arkadaşlarını veya arkadaşlarını çağırmaktan utandıkları cevabını vermiş.
Çalışma mekânının olumsuzluklarını ortaya döken bu durum, iş sahipleri ve üst düzey yöneticilerle konuşulduğunda, alınacak cevabı tahmin etmek zor olmaz. Muhtemelen maliyetlerden ve finanstan söz edecekler. Bu noktada yönetimin kavramada zorluk çektiği temel bir yanlış var. İşletmede bazı başka konularda olduğu gibi; uygun çalışma mekânının oluşturulması, değer üretmeyen yatırımlar ya da harcamalar olarak kabul ediliyor.
Çalışma mekânı şartları ve performans arasındaki ilişkiyi ölçmek kolay değil. İş ortamları konusunda yapılan akademik çalışmaların pek çoğu, akademisyenlerin yaptıkları çevre ve ergonomi konularıyla sınırlı kalıyor. Sayıca çok olmayan bazı çalışmalar mekân kullanım yoğunluğuna, diğerleri ise esnek kullanıma veya mekânsal süreç desteklemeye odaklanmış. Mekân tasarlayanların ise alana katkıları çok daha az. İş ve çalışma amaçlı mekân kullanıcılarının ise sesi neredeyse literatüre yansıyacak ölçüde hiç çıkmıyor. Çalışma mekânı oluşturma ve yerleşimi performansa (hız, çeviklik, verimlilik, etkililik, üretilen değere katkı gibi kriterlere) bağlayacak akademik ve saha esaslı yeni çalışmalara ihtiyaç var.
Değer Üreten Mekân
Bir işletmede üç tür süreç veya faaliyet görebiliriz. Birincisi; esas olarak işletmenin gelirini ve kârını oluşturan değer oluşturanlardır. İkincisi; atık, israf, fire ve ıskarta oluşturan süreç ve faaliyetlerdir ki, bunlardan kurtulmak gerekir. Üçüncü tür ise değer üretmeyen ama çeşitli nedenlerden dolayı var olması gereken destek süreç ve faaliyetleridir. Geleneksel iş sahibi ve yönetici için sağlıklı ve yeterli çalışma mekânının oluşturulması destek kapsamındaki konular arasında görülür; bu nedenle çalışma mekânına en az yatırımın yapılması ve buradaki maliyetlerin minimum düzeyde tutulması yoluna gidilir.
İşletmede süreç ve faaliyetlere bakışın ilk unsuru, yalın üretim felsefesinde anlatıldığı gibi atık üretenleri yok etmektir. Bir iş sahibinin veya üst yöneticinin işletme stratejisi olarak belirlemesi gereken unsurlardan bir diğeri ise destek süreçlerinin değer üretir hale getirilmesidir. Diğer yandan kötü çalışma şartlarının dolaysız veya dolaylı yollardan değer üretimini etkilediğini de unutmamak gerekir. Özetlersek; çalışma mekânının şartları, –yeterince fark edilmemesine karşın– işletmenin değer üretimini belirleyen parametrelerden birisidir.
Bir üretim işletmesinde imalat yerleşim düzeni yapılırken, yüksek hız, çeviklik ve verimlilik sağlamak üzere iş ve süreç akışları dikkate alınır. Makine parkının yerleşimi değer üretimini en yüksek düzeyde sağlayacak biçimde yapılır. Buna karşılık aynı anlayış, ofis ortamlarının hazırlanmasında geçerli olmaz. Hâlbuki ofis içindeki iş ve süreç akışlarının da her türlü israfı azaltacak, verimliliği ve hızı artıracak ve toplam değer üretimine katkı yapacak tasarlanması gerekir. Dolayısıyla sağlıklı çalışma şartları, mobilya-donanım seçimi ve yerleşimi, bu performans kriterlerine (akıllı yerleşim tasarım ilkelerine) uygun biçimde oluşturulmalıdır.
Değer ve İletişim
İş yeri tasarımı ve yerleşimi, değer üretecek bir iş kültürünün en değerli parçalarından birisidir. Uygulanan örneklerde veya geliştirilen yaklaşımlarda iş yeri tasarımı ve yerleşimi kriterleri arasında verimlilik, etkililik ve iletişimin belli oranda dikkate alındığı gözleniyor. İlk olarak; temel sağlık ve rahatlık gereklerinin var olması ve mekân içi çalışmanın engellenmemesi faktörlerinin öncelik kazandığını izliyoruz. Mekânın etkili kullanımı ve dolaysız iletişime imkân vermesi ise aynı oranda dikkate alınmıyor.
İletişim konusunda bir örnek verebilirim. İyi bir sergi ya da müze tasarımı, izleyicinin yönlendirme oklarına ihtiyaç duymadan gezebildiği bir tasarımdır. Yerleşimin doğası, izleyicinin serginin tasarımına ve mantığına uygun şekilde gezmesini sağlar. Benzer biçimde doğru iş yeri tasarımı ve yerleşimi de iletişim için ek önlemler almaya gerek bırakmaz; işletmenin ruhuna ve kültürüne uygun olarak dolaysız iletişime imkân yaratır.
Takım Çalışması
Günümüzün pazar ve müşteri şartları işletmeler için hızlı, çevik, verimli ve kaliteli olmayı gerektiriyor. Müşterinin ihtiyaç ve beklentilerine hızlı cevap verebilen firmalar rekabet üstünlüğü sağlama yolunda mesafe kazanıyorlar. Böyle bir hedefi gerçekleştirmenin önemli araçlarından birisi takımlar halinde çalışmadır. Diğer yandan geleneksel üretim ve yönetim metodolojilerine göre hazırlanmış iş ortamlarında başarılı takım çalışmasını gerçekleştirmek zordur. Bu nedenle takım çalışması modelinin uygulanacağı işletmelerde iş yeri tasarımı ve yerleşiminin de bu kriter göz önünde bulundurularak yapılması gerekir. Yeni iş kültürü literatürü takım çalışması konusunda çok ciddi miktar ve çeşitlilikte kaynak üretmiş olmakla birlikte bunun mekân tasarım ve yerleşimine yansıdığını söyleyemeyiz.
Tasarımın temel ilkelerinden birisi özün biçime yansımasıdır. Dolayısıyla bir mekânda yapılacak faaliyet, o yerin tasarım ve yerleşiminin özünü oluşturmalıdır. Bu nedenle tasarım ve yerleşimden sorumlu olan kişilerin, öncelikle işin niteliğini, değişimini ve gelişimini dikkate almaları gerekir. Özellikle fabrika-atölye içi yerleşimin değişiminin ofise oranla hayli zor olduğu dikkate alınırsa, üretim mekânı açısından konunun önemi daha açık ortaya çıkar.
Gözden Kaçanlar
Çağdaş işletme kültüründe sıklıkla dile getirilen konulardan bir diğeri kurumsal kültür olgusudur. Kültür, doğası gereği insanlar ve topluluklar arası iletişim ve ilişki sayesinde aktarılır, dolayısıyla yaygınlaşır. Bu nedenle çalışma mekânının kültürel oluşuma ve yaygınlaşmaya imkân vermesi gerekir. Kurumsal kültür ve marka algısı ancak ilişki ve iletişimin bulunduğu ortamlarda gelişir. İşe girişte verilecek oryantasyon eğitimi veya toplamda birkaç saatlik sunumlarla kültürün ve kurumsal algının oluşacağını beklemek hayaldir. Kültürün kalıcılaşması ve yaygınlaşması için yaşanması gerekir.
Özellikle ofis tasarım ve yerleşiminde yapılan yanlış, konunun bireysel çalışma esaslı ele alınması ve karşı kriterlerin de zaman ve maliyet şeklinde benimsenmesidir. Çalışma mekânının performansa katkısı da bireysel tatmin ve rahatlık gibi göstergeler açısından ölçülür. Bilişimin ve İnternetin kullanımı ve çalışma ortamına yerleşimi de hâlâ bireysel bazda değerlendiriliyor. Hâlbuki ağ destekli dağıtık çalışma, katılımcı karar verme, yönetişim ve değişken yapılarda takım çalışması anlayışı hızla yaygınlaşıyor. İş mekânlarının düzenlenmesi de her zamankinden daha çok yeni çalışma tarzlarını dikkate almak zorundadır.
Mekânın Kullanıcıları
Eksikli de olsa, iş yeri tasarımı ve yerleşimi ile iş performansı arasındaki etkileşimi inceleyen araştırmalardan iş sahipleri ve yöneticiler, tasarımcılar ile kullanıcılar açısından bazı sonuçlar çıkarmak mümkündür. Bu bulgular bir yandan yeni yapılacaklar konusunda her kesime bilgilenme sağlarken, aynı zamanda yeni akademik çalışmalara da yön gösterebilir, soruşturma zemini oluşturabilir.
Kiralanarak sağlanan çalışma mekânı söz konusu olduğunda sözleşme şartlarının tasarım ve yerleşim için engelleyici ve kısıtlayıcı yükümlülükler içermemesine dikkat etmek gerekir. Ayrıca sözleşme süresinin yapılacak mekânsal düzenleme yatırımının geri dönüşünü göz önünde bulundurularak yapılması uygun olur. Ayrıca mekâna yapılacak harcamalar –bunun karşılığı olan performans ile verimlilik– sadece ilk yatırım maliyeti açısından değil, bu mekânda uzun dönemli konaklama da dikkate alınarak yapılmalıdır.
Tasarım sürecine çalışma mekânının olabildiğince çok kullanıcısının katılması, buradan elde edilecek performansın artmasına katkı yapar. Bu bağlamda yöneticilerin, çalışanların ve müşterilerin görüşlerinin alınmasında ek yarar olabilir. Genelde iş sahibi ve tasarımcı tarafından kapalı kapılar arkasında yapılan tasarımlar yetersiz ve verimsiz sonuçlar doğuruyor.
Çalışma ortamının tasarım ve yerleşimi, mekânı kullanan firmanın stratejileri ile uyumlu olmalıdır. Bunun bir alt uygulaması olarak mekânsal tasarım ve yerleşim, iş süreçleri ile uyumlu oluşturulmalıdır. Aynı zamanda özellikle bilgi odaklı işlerde yerleşim, verimliliği ve etkililiği artırmak üzere sürekli değişime (değiştirilebilmeye) de açık olmalıdır.
Günümüz iş modelleri, birlikte ve/veya dinamik takımlar halinde çalışma üzerine kurgulanıyor. Bu nedenle iş yeri ve çalışma mekânı kullanımları, geçmişten çok daha fazla oranda birlikte ve işbirliği içinde çalışmaya açık olması gerekiyor. Bilgi temelli işlerde bu durum, adeta bir zorunluluk haline dönüşüyor. Benzer bağlamda olmak üzere tasarım ve yerleşimin örgütsel-kurumsal kültürün değişimine ve gelişimine katkı yapması öngörülmelidir.
Mekân Geliştiricileri ve Tasarımcılar
Pek çok girişimde mekân tasarımı, hâlâ iş sahibinin kendi iş kültürü çerçevesinde bildiği ile tasarımcının geçmiş mesleki deneyimi arasında sıkışıp kalıyor. Hâlbuki tasarımcının yaşanan mekân deneyimlerinden yeni dersler çıkarması gerekiyor. Özellikle sağlık, güvenlik ve rahatlık konularında mekân kullanıcılarının açık veya ifade edilememiş deneyimlerinin yeni tasarımlara aktarılması zorunludur. Ayrıca geliştirilen yeniliklerin –estetik dışında maliyet, sağlık, güvenlik, rahatlık ve kolaylık olarak– sağladığı iyileştirmelerin de ölçülebilir göstergeler tarafından doğrulanması kaçınılmazdır.
Günümüzde ofis tipi iş yerleri, çok sayıda bağımsız birimin yer aldığı büyük yapılarda bulunuyor. Benzer biçimde sanayi tipi iş yapanlar içinde siteler ve bloklar var. Bu tür büyük yapıların veya yapı topluluklarının oluşturulmasında geliştiriciler tarafından kullanıcıların ihtiyaç, istek ve amaçlarının öngörülmesi beklenir. Yapının boş haldeki durumu su-elektrik-gaz gibi servisleri kolayca kullanmaya, iletişim kanallarını fazladan yatırım yapmadan değerlendirmeye ve iç mekânı düzenlemeye imkân sağlamalıdır.
Araştırmacılar
Çalışma mekânının tasarımı ve yerleşiminin performansla ilişkilendirilmesi bağlamında alan araştırmacılarına düşen yeni görevler var. Bunlardan birincisi, bu iki konuyu birbirine bağlayan kriter sayı ve çeşitliliğinde yenileşmeye ihtiyaç olduğu anlaşılıyor. Çok hızlı değişen iş kültürü ve deneyimi şartları, geçmişte ergonominin söz ettiğinden çok daha fazla kriterin göz önüne alınması gerektiğini ima ediyor.
Teknolojideki gelişmeler, işbirliği içinde veya takım halinde çalışmanın artması ve pek çok iş faaliyetinin sanal hale gelmesi yeni çalışmalarda göz önüne alınmak durumundadır. İşletmenin paydaşları olan müşteri, tedarikçi ve destek sağlayıcılar artık işin içinde olarak mekânın kullanıcısı olarak düşünülmek zorundadır. Çağın yenilikleri, mekân-performans ilişkisinin araştırılmasında da yenilikleri kaçınılmaz kılıyor.
Odaklanma, İşbirliği ve İnovasyon
İş yeri tasarımı ve yerleşiminin performansa olumlu katkıları açısından göz önünde bulundurulması gereken faktörleri kısaca tekrar edelim: Mekânın yatırım ve işletme olarak ekonomik maliyeti çalışan verimliliği ve tatmini ile birlikte düşünülmeli. Değişebilirliği de dikkate alınarak iş yapma biçimi ile yapı tipinin ve çevresel şartların uygunluğu dikkate alınmalı. İş yeri mekânsal olarak örgütsel değişim için bir fırsat yaratır. Bu nedenle tasarım ve yerleşimde bu imkânın göz önünde bulundurulması gerekir. Görsel ve işitsel mahremiyet önemlidir, ama çalışma mekânı iletişime ve birlikte çalışma uygun olmalı. Bu bağlamda yatayda ve düzeyde yürüme mesafeleri dikkate alınmalı. Çalışma ortamındaki altyapı ve bağlantılılık (elektrik, İnternet, telefon vb. gibi imkânlar) kullanım ve erişim esnekliğine sahip olmalı. Son olarak; mekânın kullanımı ile ilgili deneyimler –daha sonraki tasarım ve yerleşim girişimlerinde yararlanılmak üzere– işletmenin kurumsal belleğine geri bildirim ile kazandırılmalı.
Bilişim, iletişim ve İnternet teknolojilerindeki gelişmeler, giderek tüm işletmeleri bilgi merkezli hale getiriyor. Bilgi üretme, yayma ve mevcut havuzu kullanma işletmelerin çalışma tarzlarını daha fazla oranda bilgi merkezli hale getiriyor. Bu gelişmelerin bir sonucu olarak geleneksel iş yeri tasarımı ve yerleşimi de değişime uğruyor.
ABD’de 2013 yılında bilgi çalışanları arasında yapılan bir araştırma ilginç sonuçlarıyla dikkat çekiyor. Ankete katılanlar fiziksel çalışma ortamı ile kişisel verimlilik arasında doğrudan bağlantı olduğunu ifade etmişler. Bunların ancak dörtte biri iyi mekânsal şartlarda çalıştıklarını söylemiş. Bu ve benzeri araştırmalardan çıkan en net sonuç, iş yeri tasarım ve yerleşiminin, çalışanların tatmin ve performansı ile inovasyon yapma becerisini olumlu yönde geliştirdiğidir.
Bilgi merkezli işletmelerde yapılan mekân-performans araştırmalarından elde edilen bir diğer sonuç ise çalışanların bireysel odaklanmalarını engellemeyen, ama birlikte çalışmaya da imkân veren yerleşimlerin başarı oranını yükseltiyor olmasıdır. Geleneksel iş yeri yerleşimi kişi merkezlidir; işbirliğini fazlaca dikkate almaz. Diğer yandan çağın yüksek rekabete açık iş konuları, çok farklı disiplinlere dâhil kişilerin oluşturduğu dinamik ve esnek takım çalışmalarını öne çıkarıyor. Bu nedenle mekânsal düzenlemenin de bu yeni şartlara uygun olması gerekiyor.
İş yerinin fiziksel çalışma ortamının bireysel odaklanma ve birlikte çalışmaya izin vermesi gerekir. Yaşadığımız dönemin iş başarısı açısından bir başka anahtar kavramı inovasyondur. Bu nedenle yerleşim tasarımı ve planlaması yapılırken, çalışanları daha inovatif hale getirecek veya bu yeteneklerini daha etkili kullanabilecekleri düzenin öngörülmesi gerekir. İlk bakışta soyut gibi görünen bu konu, ilgili çalışanın –bireysel odaklanma imkânı yanında– bilgi kaynaklarına veya inovasyona esas olabilecek teçhizata erişimi anlamına gelir.
Ne Değişti?
Dünya deneyimini gözden geçirdiğimizde iş yeri tasarım ve yerleşiminin İkinci Dünya Savaşı’ndan bu yana pek çok değişikliğe uğradığını görüyoruz. 1950’lerde 1-2 kişinin çalıştığı –4-6 kişiye kadar çıkabilen– hücresel birimler (ofisler) vardı. 1960’lı yıllarda örgütsel esneklik sağlamayı hedefleyen açık plan yerleşim yaygınlaştı. Daha sonraki dönemde ise ergonomik çalışma ortamı sağlamak üzere grup yerleşimi olarak tanımlanabilecek yeni bir yaklaşıma geçildi.
1980’lerin sonrası çalışma ortamları açısından bilişim, iletişim ve İnternet çağıdır. Yeni dönemin çalışma mekânı, iletişim merkezli düzenlemeye dayanır. Odaklanmayı sağlayan hücresel ofisler yanında çok fonksiyonlu kullanım alanlarının yaratılmasına özen gösterilir. 2019’da başlayıp uzayan, yaşamımızı sınırlayan ve kısıtlayan Covid-19 salgını bir tarafa; artık çay-kahve makinesinin bulunduğu mekân da bir toplantı, görüşme, iletişim ve çalışma yeridir. Bunu kısa süreli ayak üstü –çoğu zaman gayri resmi– toplantılar şeklinde düşünebiliriz.
Özetleyelim. Çağdaş çalışma mekânı ergonominin gerektirdiği şartları vazgeçilmez kriterler olarak kabul edecektir. Bunun yanında tasarım ve yerleşim düşüncesi; bireysel odaklanma, takım halinde birlikte çalışma, gerekli bilgi kaynağı ve teçhizata kolay erişim ile inovasyonu destekleme gerçeklerini dikkate almak zorundadır.
Gürcan Banger