Yeni Küresel Çağ’ın anahtar kavramlarından birkaçı işbirliği, ağ yapısı ve takım çalışmasıdır. Bu çağda bir yandan kişisel gelişim ve bireyin nitelik olarak yükselişi ihtiyacı öne çıkarken, diğer yandan birlikte çalışma ve işbirliği de bir başka yükselen kavram oluyor. Günümüz işletmelerinde (genel anlamda kuruluşlarında) birlikte çalışmayı ve işbirliğini ifade etmek üzere (ekipler, proje grupları, takımlar gibi) çeşitli insan topluluk ve gruplarından söz ediliyor. Bunların öz yönetimli, öz düzenlemeli, özerk veya yarı özerk gibi farklı çalışma ve yönetim tarzlarına sahip olduklarını gözlüyoruz.
Bu tür çalışma toplulukları, işletme yaşamında uzunca bir süredir var. Burada bir gerçeğin altını çizmemiz gerekir. İş kültüründe (diğer bilim, disiplin ve yaşam alanlarında olduğu gibi) kurum, kuruluş, kavram ve eylemler değişse de aynı sözcükler kullanılmaya devam ediyor. Özellikle hızlı değişim veya kırılma dönemlerinde bu durum (aynı sözcükle temsil edilmesi açısından) eski kavram ile yenisinin karıştırılmasına neden oluyor. Pazarın küreselleştiği, iş modellerini değiştiği, işletme politikalarının ekosisteme ve konjonktüre bağlı olarak hızlı değiştiği bu dönemde bu karışıklık konusunda daha dikkatli olmak gerekiyor. Esneklik, çeviklik ve hız takımların ve takım çalışmasının çağı ihtiyaçlarına göre yeniden tanımlanmasını öngörüyor. Bu bağlamda takımlardan veya takım çalışmasından söz ettiğimizde, geçmiştekinden farklı, yeni türden bir birlikte çalışma ve işbirliği gerçeğini ifade ediyoruz.
Takım tabanlı çalışma açısından neyi kastettiğimiz konusunda eminsek çalışma gurubu veya takım sözcüklerini kullanmamızda bir sakınca olmayabilir. Burada önemli olan nokta, takım veya takım çalışması kavramlarından konuya paydaş olan herkesin aynı tanımı ve iş modelini anlıyor olmasıdır.
Takımı Tanımlamak
Kavramın etrafında dolaşıp durmaktan vazgeçip doğrudan bir tanım vermeyi deneyelim. Takımlar işletmelerde gömülü olarak bulunan ve kuruluşun hedeflerini gerçekleştirmeye katkı yapmak için görev yapan sosyal gruplardır. İşletmedeki bir takımın çalışması içeride veya dışarıda (ekosistemde, tedarik zincirinde, birimlerde) çalışan diğer kişileri etkiler. Takım içinde birbirine bağımlı katılımcıların kişisel performansları takımın bir bütün olarak başarısını etkiler. Buna karşılık işletmenin diğer aktörleri tarafından takımın başarısına kişiler açısından değil, takımın bütünlüğü açısından bakılır. Dolayısıyla takımın bir sistem olarak uyumlu bir işbirliğini başarması önemlidir. Eğer bir takımdan söz ediyorsak artık karşımızda ‘ağaçlar’ değil, onların oluşturduğu bir ‘orman’ var demektir. Yapısalcı pencereden bakarsak bir takım; amacı olan, bir bütünselliğe sahip, bileşenler ve bunların arasında ilişkilerden oluşan (sistem özellikleri taşıyan) bir topluluktur.
Takım kavramının daha iyi anlaşılması açısından takımı oluşturan çalışanların ortak özelliklerine göz gezdirmek yararlı olur. Takımın katılımcıları paylaşılmış amaçlara sahiptir. Takım, bu amaçları ve bağlantılı hedefleri yerine getirmek için gerekli yetke, özerklik ve kaynaklarla donanmıştır. Katılımcılar, amaçları ve hedefleri başarmak üzere yakın, bağlantılı ve birbirlerine bağımlı biçimde çalışırlar. Her katılımcının takım içindeki rolü ve bu role bağlı görevleri diğerlerininki ile çakışmayacak biçimde ve açıklıkla tanımlanmıştır. Rol ve görevler ayrılmış olmasına rağmen takım üyeleri –ihtiyaç halinde– diğerlerine yardıma hazır bir niyet ve tutum sergilerler. Takımdaki kişilerin tümü, başkaları tarafından bir takım (bir bütün) olarak algılandıklarını iyi bilirler. Takımların katılımcı sayısının en az 3 ve en fazla 15 olmasına dikkat edilir. Takıma sadece ‘O da bulunsun’ düşüncesiyle amaç ve hedef dışı kişilerin katılımı istenmeyen, hatta takım çalışmasına zarar veren bir yaklaşım olur.
Yeni çağın işletmesi için yeni çalışma modeli olan takımların, dolayısıyla takım katılımcılarının (üyelerinin) bazı özelliklere sahip olması günlük iş yaşamı açısından uygulamada ne anlama gelir? Bir takım, işletmenin amaç ve hedeflerini yerine getirmeye katkı yapmak üzere oluşturulur. Bu yolda takıma başarması gereken bir iş, proje veya görevler topluluğu verilir. Takımın üyesi olan çalışanlar takıma delege edilen işle ilgili paylaşılmış amaçlara sahiptir; bu amaçları gerçekleştirmek üzere birlikte ve işbirliği içinde davranırlar. Takım, amaç ve hedeflerini yerine getirebilmek için yetke, kaynak ve karar verme gücüne ihtiyaç duyar. Bir bütün olarak takım, kendisine yönetim tarafından sağlananları kullanma karşılığında sorumluluk ve sayışabilirlik (mali olarak hesap verebilirlik) ile yükümlenir.
Takım üyelerinin her birinin yeterli açıklıkta tanımlanmış ve diğer katılımcılardan farklı rolleri vardır. Takım yapısı ve işleyişi bu rolleri birbirine bağımlı biçimde eklemleyerek bir bütün halinde çalışmayı mümkün kılar. Bu bütünlük takıma işletmedeki belli bir fonksiyonu, işi, projeyi veya görevler toplamını yerine getirmek üzere bir örgütsel kimlik verir. Örneğin bir ürün geliştirme takımı (ihtiyaca göre) araştırmacılar, tasarımcılar, pazarlamacılar, müşteri temsilciler, üretim mühendisleri gibi çalışanlardan oluşur. Ama onların oluşturduğu topluluğu belirleyen örgütsel kimlik tek tek özellikleri ya da takımdaki yüzdelikleri değil, bir bütün olarak ürün geliştirme takımı oluşlarıdır. Geçmişteki birlikte çalışma deneyimleri hedefleyen toplulukların sayıca uygun büyüklükte olması gerektiğini gösteriyor – ne çok küçük ne de çok büyük. Sayıca büyüklük işletmenin özelliklerine bağlıdır. Birlikte çalışma için teknolojiden de yararlanarak gerçek veya sanal mekânlar kullanılabilir. Bu birlikteliği kolaylaştıran bazı yöntemler, teknikler ve araçlar kullanılabilir. Takım içinde ihtiyaca göre dışarıdan katılan danışmanlar, müşteriler, tedarikçiler veya akademisyenler yer alabilir. İş ve örgüt kültürü deneyimleri, verimli ve sürdürülebilir çalışma için takım katılımcı sayısının 3-15 arasında kalması gerektiğine işaret ediyor.
Takımlar içinde yer aldıkları sektörün ve işletmenin ve kurumsal kültürün özelliklerini taşır. Takımların işletmede yaptıkları işe ve fonksiyonlarına göre de farklılıklar gösterdiğini (dolayısıyla farklı isimler aldıklarını) gözleriz. Bunlardan bir tanesi danışma (istişare) ve katılım esaslı takım türüdür. Bu takım türüne örnek olarak yönetsel katar oluşturma takımlarını, toplam kalite alanında yer alan kalite denetim çemberlerini, (çalışanların işin nasıl yapıldığını görüştükleri, iyileştirme önerileri yaptıkları, hedef belirledikleri, planlama yaptıkları ve performanslarını izledikleri) katılım gruplarını söyleyebiliriz. Bir diğer tür ise imalat ve bakım takımlarıdır. Bunlara örnek olarak montaj veya bakım takımları yanında inşaat, madencilik, satış ve sağlık hizmeti takımlarını sayabiliriz. Bir başka takım türü proje ve geliştirme alanında görev yapar. Bunlar arasında ar-ge, ür-ge, tasarım, yazılım geliştirme takımları ve benzerleri yer alır. Yaygın bilinen takım türlerinin bir diğeri etkinlik ve görüşme takımlarıdır. Tıbbi operasyon amaçlı takımlar, işverenle görüşme yapmak üzere oluşturulmuş sendikal takımlar gibi çalışma grupları bu kategoride düşünülebilir. Bu sınıflandırmada amaç bir liste halinde tüm takım türlerini saymak değil, sadece takımların çok farklı sektör ve işletmelerde farklı işler için kurulabildiğini ifade etmektir.
Takımlara temel farklılaşmaları açısından bakmak da öğreticidir. Bazı takımlar süreli bir projede olduğu gibi bir zaman diliminde işlemek üzere kurulur. Kimileri ise kalıcı ve süreklidir. Takımların beceri ve uzmanlık geliştirmeye yaklaşımları bir diğer ayırt edici yan olur. Bir takımın yetke, kaynak ve karar verme gücü kullanımları konusundaki özgünlüğü onun konumlanmasında belirleyici olur. Son olarak; bazı takımlar operasyonel odaklı iken işletmenin stratejik konu ve fonksiyonları ile ilgilenmek üzere takım oluşumları da söz konusu olabilir.
Genel olarak söylendiğinde; takım tabanlı çalışma modeline göre düzenlenmiş işletmelerde takımlar kalıcı ve sürekli olma özelliği gösterirler. Bu tür takımlarda çalışanların beceri ve uzmanlık geliştirmelerine özel önem verilir. Yetke, kaynak ve karar gücü kullanımları etkilidir. Takım üyeleri kendi işleri dışında ihtiyaca göre iş ve görev paylaşımı yaparlar. Bu takımlarda yapılan iş taktik seviyeden stratejik düzeye kadar çeşitlilik gösterebilir.
Gürcan Banger