Küreselleşme olarak isimlendirilen yönelimin etkilerinden birisi ülkelere dışarıdan mal ile hizmet giriş – çıkışındaki kolaylaşma ve esneklik oldu. Üretim teknik alanındaki ilerlemelerin bilişim, iletişim ve lojistik teknolojilerindeki yükselen ivmeye eklemlenmesiyle birlikte, dünyanın herhangi bir yerindeki mal ve hizmet ile bunlara ilişkin bilgilere ulaşmak kolaylaştı. Bu dünya durumu, ülkelerin ve firmaların daha yüksek katma değer elde etme çabaları ile birleşince, ulusal ve uluslararası düzeyde rekabet sertleşti; firmaların ayakta durmak için yapmaları gereken işler çoğaldı. Artık ‘babadan kalma’ usullerle yerel piyasalarda dahi rekabet edip mal ve hizmet satabilmek mümkün değil. Geçmişte ‘tekel’ gibi davranabilen firmaların bile artık içeride ve dışarıda çok ciddi rakipleri var. Diğer yandan firma bütünlüğünü, sürdürülebilirliğini ve kârlılığını koruyabilmek için yerel ve ulusal piyasalar yeterli olmamaya başladı. Pek çok sektörde firmanın sürekliliğini sağlayıp büyüyebilmesi için yurt dışına mal ve hizmet satabilmesi zorunlu bir davranış haline dönüştü.
Yeni Çağın Şartları
Çağın koşullarına uygun bir firma olabilmek ve sert rekabet koşullarına cevap verebilecek kurumsal yapıya kavuşmak, artık firmaların özenle gözetmesi gereken bir gerçek olarak karşımızda duruyor. Bu nedenle firma içinde işlerin ne biçimde yapıldığı –ki buna “iş modeli” diyoruz, zafiyet ve eksiklik sorunlarının nasıl giderileceği daha önemli hale geldi. Bir sorunu çözebilmek için öncelikle onun farkında olmak gerekir.
Bir işletme için birincil derecedeki tehlikelerin başında, müşteriye doğru cevabı gereken çabuklukta verememek gelir. Firma, öncelikle bu problemin farkında olmalı ve nedenleri üzerinde bilgilenmelidir. Bazı işletmelerde müşteriye hızla ve doğrulukla cevap verilememesinin nedeni; doğru işlemeyen, güncel olmayan ve erişim sorunları bulunan veri kayıt sistemidir. Pek çok örnekte; kötü bir bilgisayar donanımı kadar, verimsiz bir yazılım veya bu sistemi kullanmak için yeterli olmayan personel dikkati çeker. Düzenli bir veri sistemi olmayan işletmede, müşterinin geçmiş bilgilerine gereken hızda erişememek beklenen bir durumdur. Unutulmamalı ki; müşterinin her zaman acelesi vardır ve o her zaman haklıdır.
Kimi işletmeler sipariş alırken veya satarken, ‘Güleryüz Oskarı‘nı alabilecek bir davranış modeli sergilerler. Diğer yandan müşteri sorun ve şikâyetleri, malın kusurlu ve ayıplı olması durumlarında ise bir canavar acımasızlığı ve duyarsızlığı görüntüsü verirler. Her firmanın, kendi ölçülerinde müşteri şikâyet ve dilekleri için geliştirilmiş dinamik bir sistemi olmalıdır.
Büyüyen Sorunlar
Firma ölçeği büyüyüp çok departmanlı ve çok çalışanlı bir biçime ulaştığında, çoğu zaman sorunlar da eş ölçekle büyürler. Bu tür şirketlerde departmanlar arasındaki bilgi akışındaki sorunlar ilk dikkati çeken konular arasındadır. Bazı departman yöneticileri, diğerleri ile aralarına duvarlar örerek kendilerini ‘akılları sıra’ korumaya çalışırlar. Başka örneklerde ise; bölümler arası bilgi akışını sağlayacak mekanizmalar geliştirilmemiştir. Her iki durumda da; aynı veya benzer işler, değişik bölümler tarafından tekrarlı olarak yapılır; dolayısıyla kaynak kaybına neden olurlar.
Benzer işlerin birkaç farklı departman tarafından yapıldığı durumlar, bazen müşteriye de yansır. Aynı konu için aynı şirketin farklı bölüm çalışanları tarafından aranan müşterinin şaşkınlığı, devamında o şirkete olan güvensizliğe dönüşür. Bu tür sorunların ilk çözüm yolu, şirketin organizasyon şeması ve görev tanımlamaları konusundaki iyileştirmelerdir.
Çok bölümlü ve çok çalışanlı işletmelerin bir diğer sorunu ise yıpratan ve bıktıran toplantılardır. Saatler boyu süren ve sonuçta hiç bir elle tutulan sonucun üretilmediği toplantılar, bir firmanın zarar merkezlerinden birisi olarak yer alır. Hele ki; bu toplantılar, sık olarak ve olur olmaz zamanlarda yapılıyorsa, zararın boyutlarını dahi hesaplamak mümkün olmaz. Çok sayıda verimsiz toplantı yapmanın ‘ikiz kardeşi’, hiç toplantı yapmamaktır. Toplantı, bir işletme içindeki iletişim araçlarından birisi ve en yaygın kullanılanıdır. Fazla ve eksik kullanımının her ikisi de zararlı sonuçlar verir.
21’inci yüzyıl firmalar açısından pek çok yeniliğin gündeme geldiği bir dönem oldu. Öncelikle üretim teknolojilerindeki önemli gelişmeler her sektörde ürün imalatının ve hizmet üretiminin önündeki engelleri kaldırdı. Buna giderek küreselleşen kalite kural ve standartları da eklenince dünyanın farklı noktalarındaki işletmelerinde aynı tedarik zinciri içinde yer almaları imkânı doğdu. Bir firmanın kaliteli ürün ve hizmet üretmesi ve aranan süreçlere sahip olması pazarda yer almak için yalnız başına yeterli değil. Beceri, yetenek, ürün, hizmet ve süreçlerle ilgili enformasyonun pazara taşınması ve müşteri ile buluşabilmesi gerekiyor. Bilişim, iletişim, İnternet ve lojistik teknolojilerindeki gelişmeler de enformasyonun küresel pazara taşınmasını kolaylaştırdı. Bu gelişmelerin sonucunda yeni iş modelleri oluşmaya başladı. Artık eski modellerle ve iş yapma tarzları ile pazarda yaşamanın mümkün olmadığı bir durum oluştu.
Enformasyon esaslı teknolojilerdeki gelişmeler müşteri farkındalığı konusunda farklılaşmaya, müşterinin seçim ve zaman konusunda daha duyarlı gelmesine yol açtı. Yeni dönemde firmalar daha akıllı, daha hızlı ve daha çevik olmak zorundalar. Bu gerekleri geleneksel örgütsel yapılar ile gerçekleştirmek mümkün değil. Yüksek dinamizmi sağlamak için yetenekleri insanların istihdamı gündeme geldi. Son yıllarda insan kaynakları ve liderlik konularının yükselen önemi bu durumun bir doğrulamasıdır. Bir başka farklılaşan durum ise geleneksel departman modelinden proje ve takım esaslı çalışma tarzına geçiştir. Kalın çizgilerle yapılmış firma bölümlemeleri yerine işe ve projeye göre oluşturulmuş hızlı takımların çağın isterlerine daha hızlı cevap verebildiğini işletme deneyimlerinde açıklıkla izliyoruz.
Gelenekselden Çağdaşa Birkaç Adım
Yukarıda özetlediğim gelişmeler olurken pek çok firma eski tarzlarla var olmaya çalışıyor. Bunların Küresel Çağ’ın anlayışına bir anda terfi etmesini beklemek braz hayalcilik olabiliyor. Firmaları iyileştirme, geliştirme ve kurumsallaştırma çalışmalarında bunu sıklıkla gözlüyoruz. Ama adımlar halinde yapabileceğimiz işler de olabilir. Örneğin her firmanın kendine ve sektörüne özgü, iyi bilinen bir işletme politikası olmalıdır. Bu politikaya bağlı olarak alt düzeyde geliştirilmiş üretim, stok, pazarlama, satış ve sevkiyat vb. politikaları bulunur. Firma ana politikası başta olmak üzere her politika, içinde bulunulan şartlara göre değişim gösterebilir. Örneğin; bir işletmenin yüksek veya düşük enflasyon ortamlarında çalışma politikaları farklı olmak zorundadır. Çevre koşullarının değişimini dikkate almayan bir firma politikası, işletmenin ciddi ekonomik kayıplara uğramasına neden olacaktır.
Bilişim ve iletişimin bu denli geliştiği bir çağda manuel (elle yapılan) işlemlerin sayısı ve niteliği de firmanın başarısını çok yakından ilgilendirir. Bu savı; hem üretim ve satış, hem de kayıtlama açısından öne sürebiliriz. Elle yapılmasından kaynaklanan özel bir katma değere sahip işler dışında; firma işleyişinin, otomasyon unsurlarını içermesi bugünün kaçınılmaz gereklerindendir.
Firmalarımızda önemi yeterince anlaşılmayan konulardan iki tanesi planlama ve bütçelemedir. Her ikisinin eksikliği de, kendi ağırlıklarına uygun olarak verimsizliğe neden olur. İşlerin yoğunluğu veya başka nedenler, planlama ve bütçeleme yapmamamızın doğru gerekçeleri olamaz. Çünkü bu iki fonksiyon yerine getirilmediğinde, firmanın ‘şikâyetten’ fazlasını yitirdiğine hiç kuşku yoktur.
Zorlaşan çalışma koşullarında firmalar, hem müşterileri hem de ürünleri açısından kârlılıklarını izlemek zorundadırlar. Pek çok sanayi ve ticaret işletmesinde yöneticilerin ne maliyetlerini ne de gerçek kârlılıklarını bilme konusunda sıkıntılar yaşadığı fark edilmiş bir gerçektir. Bir firmanın sadece maliyetleri konusunda bilgilenmesi dahi, iş sahiplerini ve yöneticileri doğru işletme politikalarına yönlendirme konusunda değerli bir veridir.
Pek çok işletmede bilgi sistemi, sadece yasal gerekleri yerine getirmek için veya kayıt-kuyut işlerini kolaylaştırmak için kullanılır. Hâlbuki bir firmada bir bilgi sisteminin bulunması, iş sahiplerinin veya yöneticilerin bu bilgileri kullanarak bir analiz anlayışı oluşturmaları içindir. Bu analiz sonuçlarına bakılarak yeni firma davranışlarının üretilmesi beklenir. Ekonomik işletmelerin varlığının temel nedeni, katma değer elde etmektir. Ama pek çok firma, adeta bu temel misyonu unutmuş gibi, üretirken veya satarken kaybetme sendromu yaşamaktadırlar. İşleri düzeltmenin yolu, öncelikle işletme sorunlarının farkına varmaktır. Buna pazardaki gelişmeleri izleyerek ilgili olduğumuz firma ile kıyaslamalar yapmayı da eklemeliyiz.
Gürcan Banger